Tämän päivän uudet mahdollisuudet asettavat päättäjän koko ajan tämän pohdinnan eteen. Vastaako lyhyelläkin aikajänteellä saavutettavissa oleva hyöty uusien asioiden käyttöönoton ja tarvittavien investointien panostuksia? Tähän mennessä kertyneen kokemuksen pohjalta uskallan vastata, että kyllä vastaa; moninkertaisesti. Tarkastelen asiaa luonnollisesti Buildercomin tarjonnan näkökulmasta; eli ulkoistettuja tiedonhallintapalveluja kiinteistöjen ylläpitämiseen ja rakentamiseen.
Suoranaiset hyödyt – turvallisuuden tunne?
Ensimmäinen tarkastelukulma on, että mitä suoranaisia hyötyjä voi todeta syntyvän. Olen useaan kertaan julkisestikin todennut, että pienin taloudellisesti perusteltavissa oleva käyttäjämäärä keskitetylle, joka paikasta käytettävissä olevalle, turvalliselle ja säännöllisesti varmuuskopiotavalle tietovarastolle, on yksi käyttäjä. Jos voin olla varma tietojeni savutettavuudesta toimipaikastani, kotoani, mobiiliyhteydellä tai vaikka lomapaikkani tilapäisellä päätelaitteella, koen olevani tilanteen herra ja olen levollisin mielin. Tilanne on sama omasta näkökulmastani, vaikka olisin monisatapäisen asiantuntijajoukon osana käyttämässä palvelua, minun palveluun tuottamani tieto olisi siellä oikeassa paikassa koko ajan. Toisaalta valmiiksi mietityt käyttöoikeudet eri asioille ja tilanteille varmistavat sen, että oikeat tiedot ovat oikeiden henkilöiden saavutettavissa ja järjestelmähän jopa muistuttaa notifikaatioilla uusista ja muuttuneista tiedoista. Puhumattakaan puuttuvien tietojen tai poikkeamien reklamoinneista.
Toiminnan laadun paraneminen/läpinäkyvyys – suoranainen hyöty?
Useat palvelumme käyttäjäorganisaatiot ovat ottaneet palvelumme osaksi vakioitua toimintaprosessiaan siten, että sen käyttö on upotettu tarjouspyyntöihin, sopimuksiin ja maksuehtoihin. Raha ei liiku, ennen kuin kaikki tarjouspyynnön ja sopimuksen mukainen tietokin on toimitettu palveluun. Tietoa ei toiminnan osapuolien näkökulmasta ole olemassa, ennen kuin se on palveluun siirretty. Ei siis ole kopiolaitoksessa olevia suunnitelmia, tai postissa olevia tarjouksia, tieto joko on tai ei ole palvelussa saatavilla. Kun kullekin asialle asetetaan tavoiteaika ja vastuuhenkilö, on palvelun kautta helppo ohjata hankkeen tai ylläpitoprosessin toimintaa läpinäkyvästi koska ja mistä tahansa. Tehtävä joko on kuitattu tehdyksi tai se on kesken. Sekä vastuuhenkilö että tilaaja näkevät koko ajan saman tilanteen ja tilaa/tarvetta ei jää selittelyille.
Parempi lopputuotteen laatu – suoranainen hyötykö?
Kun asiakas saa sitä mitä kauppaa tehtäessä on sovittu, syntyy tyytyväinen asiakassuhde ja mahdollisuus uuteen kauppaan. Kun hanketta tai palvelua suunnitellaan, ja sen vaatimukset kirjataan yhteisesti saavutettavissa olevaan paikkaan, syntyy luottamuksen ilmapiiri. Kun asioista sovitaan yhdessä ja sopimukset tallennetaan yhteiseen turvalliseen tietovarastoon, syntyy seurattavissa oleva tavoite ja lopputulosta voidaan sitten verrata sopimukseen ilman selittelyjä. Kun sopimuksessa sovitaan tarkistuspisteistä ja dokumentoinnista tekemisen aikana, ja asiaan palataan säännöllisesti, syntyy yhteistyömalli joka on kaikkien osapuolten kannalta järkevä win-win tilanne.
Kun hankkeen lopussa tai palvelun käytön tarkastelupisteessä voidaan yhteisesti todeta kertyneestä dokumentaatiosta tapahtumien kulku, ja poikkeamat ovat helposti tunnistettavissa, voidaan yhteistyössä sopia jatkotoimista. Yksinkertaistettuna hyvä dokumentointi parantaa lopputuotteen laatua riippumatta ollaanko rakentamassa, ylläpitämässä kiinteistöä vai ostamassa käytettyä autoa, jolloin asiallisesti täytetyn huoltokirjan vaikutus hintaan on itsestäänselvyys.
Kustannus- ja aikasäästöt – ainoita hyötyjäkö?
Kaikki edellä olevat tekijät generoivat sekä kustannus- että aikasäästöjä. Opetteluvaiheen jälkeen nuo säästöt syntyvät itsestään, eikä niitä enää tunnista ulkoistetuista palveluista syntyneiksi. Toisaalta useissa tutkimuksissa on todettu keskitetyistä tiedonhallintapalveluista syntyviä suoria kustannussäästöjä.
Matkustuskustannukset ovat yksi merkittävä tekijä. Enää ei tarvitse matkustaa jokaisen pikkuasian vuoksi paikan päälle vaan asioita voi seurata ja kommentoida palveluun kertyneiden tietojen pohjalta. Digikuvien, jopa web-kameroiden käyttö on muuttanut radikaalisti dokumentointia ja kommunikointia. Palveluissamme on käytetty jopa videoita havainnollistamassa yksityiskohtia ja antamassa laajempia näkökulmia asioihin.
Tiedon etsimisen kustannukset ovat myös pudonneet merkittävästi. Vakioituneet hakemistorakenteet, yhteiset tavat nimittää dokumentteja ja asioita yhdistettynä tehokkaisiin hakukoneisiin löytävät minkä tahansa yksityiskohtaisenkin tiedon kaikista palvelussa olevista dokumenteista.
Tulostuskustannukset on useimmissa tutkimuksissa todettu merkittävimmäksi säästökohteeksi siirryttäessä keskitettyyn tiedonhallintaan. Palveluun kuuluvan katseluohjelman avulla voi jokainen käyttäjä koska tahansa katsoa haluamaansa suunnitelmaa ja tarvittaessa tulostaa siitä joko mittakaavassa tai vapaasti zoomaamansa näkymän omalla tulostimellaan. Suuri säästö syntyy myös tarjouspyyntö- ja hankintaprosessien siirtämisestä palveluun. Tällöin ei enää lähetellä valtaisia kopiomääriä kymmenille tarjoajille vaan yksikertainen tarjouspyyntöposti järjestelmästä, jossa on salasanat ja linkki tarjouspyyntöasiakirjoihin. Tapauskohtaisesti voidaan sitten sopia, mikä osapuoli maksaa mahdolliset kopiolaitoksesta tilattavat tulosteet.
Merkittävin hyöty on toiminnan kehittyminen
Kaikki edellä esittelemäni syyt ovat riittävän hyviä lähteä liikkeelle. Ei kannata odottaa sellaista hetkeä, että kaikki loksahtaisi paikoilleen, vaan kannattaa ottaa palveluita pala kerrallaan käyttöön. Kannattaa tietysti aloitettaessa varmistua, että yhteistyökumppanilla on riittävästi tarjontaa ja referenssejä. Edellä esittämistäni asioista jokainen tarjoaa enemmän hyötyjä kuin liikkeellelähtö vaatii panoksia. Kokemus on osoittanut, että maali siirtyy monta kertaa ennen kuin sen lähelle päästään, ja siksi on vaikeaa, jos ei mahdotontakin tehdä tarkkaa suunnitelmaa esimerkiksi kolmen vuoden päähän. Kukaan ei pysty tänään tarkkaan sanomaan, millaisia mobiiliratkaisuja silloin on käytössä, tai millä nopeudella esimerkiksi tietomallin käyttöönotto suunnittelussa leviää.
Kilpailu kiristyy – osaajat valitsevat työpaikkansa
Elämme aikaa, jolloin yhtäällä on niukkuutta osaavista ihmisistä ja toisaalla ylitarjontaa uusista menetelmistä ja kehittämishankkeista. Päättäjän on osattava tasapainoilla näiden asioiden välillä. Kiinteistöjen ylläpito ja rakentaminen ovat vaikeita ja ammattitaitoa vaativia palvelualoja. Näin asia laajasti ottaen nähdään. Kilpailu osaajista kiristyy koko ajan ja oikeiden menetelmien ja työkalujen tarjoaminen heidän käyttöönsä parantaa yritysten houkuttelevuutta työnantajana.
Buildercom tarjoaa tässä ja nyt käyttöönotettavissa olevia kilpailukykyisiä välineitä helpottamaan arkipäivän tekemisiä tarjoten samalla kestävällä pohjalla olevia ratkaisuja tuleviin haasteisiin niin tietomallien kuin mobiiliteknologiankin alueilla. Tarjoamme asiakkaittemme käyttöön johtavien alan toimijoiden kanssa kehitetyt toimintamallit ja menetelmät. Asiantuntijamme ovat käytettävissänne.
Juha Aspinen
Toimitusjohtaja
juha.aspinen@buildercom.fi