Johdon katsaus 2010

Perusidea ja jalostuneet palvelut

Kun internet alkoi tulla rutiinityökaluksi kiinteistöjen ylläpidossa ja rakentamisessa se perustui internetin omiin ylivoimaisuustekijöihin. Halpuus, nopeus, avoimuus ja yllättäen myös toimintavarmuus – nousivat tekijöiksi, joiden varaan organisaatiot ja käyttäjät perustivat päätöksensä, kun he siirsivät prosessejaan internetin kautta toimiviksi.

Tuntui uskomattomalta, että suurikokoiset dokumenttitiedostot tai lukuisat tietolähteet olivat käytettävissä yhteyden hinnalla käytännöllisesti katsoen yhdellä klikkauksella. Toisaalta reaaliaikaisen työmaakameran kuvan saaminen ilmaiseksi käyttöön toiselta paikkakunnalta, saati toiselta puolelta maapalloa parantaa avoimuutta ja vähentää matkustamistarvetta. Kun nykyiset palvelut ovat lähes sataprosenttisesti käytettävissä, on netin varaan jo alettu luottaa täysin. Kriittiset prosessit kuten pankkiyhteydet, laskujen tarkastaminen, työajan raportointi ja hankintatoimi ovat jo nettipohjaisina arkipäivää monille käyttäjille.

Kiinteistö- ja rakennustoimialat mukana

Suuri osa julkisista palveluista alkaa tukeutua nettiin. Erilaiset luvat ja lähtötietojen kerääminen ovat jo hoidettavissa omalta työpöydältä. Kopiotilaukset tehdään jo valtaosaltaan lähettämällä tulostettavat materiaalit digitaalisina kopiopalveluun. Dokumenttien jakelu on jo jonkin aikaa hoidettu sähköisesti, samoin erilaiset palvelupyynnöt kiinteistönpidossa. Toimiala on ottanut internetin itsestään selvät edut käyttöön tapaus kerallaan.

Prosessit alkavat kehittyä

Nyt kun peruskäyttö on hallussa, aletaan toiminnan vaatimuksia mitoittaa menetelmien mahdollisuuksien mukaan. Suunnitelmien hyväksyttäminen ei enää kestä viikkoja vaan pikemminkin tunteja. Niitä ei enää lähetetä kopiolaitoksen kautta, eikä tulostus- ja jakeluaika ole enää mitoittavia tekijöitä aikataulusuunnittelussa. Nyt jokainen osapuoli pystyy oletusarvoisesti vastaanottamaan, katsomaan ja kommentoimaan monimutkaisiakin asioita saman tien.

Sähköposti korvataan palvelulla

Tämä on hoitunut tiettyyn rajaan asti sähköpostilla. Toisaalta ei riitä, että vain prosessi kehittyy, vaan tarvitaan älykkäitä välineitä tukemaan prosessia. Hyväksyttämisprosessissa on varmistettu, että käyttäjä saa tiedon, että hyväksymispyyntö on tullut ja että käyttäjä kommentoi juuri oikeaa versiota. Ja toisaalta pyytäjä näkee kuka on jo hyväksynyt asian, ja tarvittaessa siirtää asian seuraavalle, jos joku ei ajallaan asiaan voi ottaa kantaa. Kaikki dokumentoituu yhteiseen paikkaan, josta nähdään mitä on kysytty ja mihin on vastattu. Toisaalta pyynnön tekijä näkee koko kierron kommentit ja kulun myöhemminkin, jos asiaan tarvitsee palata. Vastaavanlainen prosessi toimii sähköisessä kilpailuttamisessa, joka on tuonut merkittäviä säästöjä turhien kopiopostitusten jäädessä pois. Toinen merkittävä tekijä on tullut siitä, että tarjouksen pyytäjä voi seurata pyyntöjen käsittelyä ja tarvittaessa laajentaa kyselyä, jos riittävän moni tarjoaja ei ole aineistoaan noutanut.

Palvelupyyntöprosessi on automatisoitu

Erilaisten eri osapuolten välisen sähköpostiliikenteen sijalle on astunut hallittu palvelupyyntöprosessi. Tällöin loppukäyttäjällä on mahdollisuus antaa palaute suoraan kiinteistön ylläpitoprosessin järjestelmään. Asukas, vuokralainen, päiväkodin johtaja, koulun rehtori, terveyskeskuksen hallintohenkilöstö, kauppias, tuotantoyksikön esimies tai kiinteistön vastuuhenkilö voi antaa vikailmoituksen lomakkeella, joka ohjaa käyttäjäänsä antamaan riittävästi tietoa asian hoitamiseen eteenpäin. Tämän jälkeen muut kohteen käyttäjät näkevät, että asiasta on jo ilmoitettu. Järjestelmä ilmoittaa, kun tehtävän suorittaja on valittu ja millainen vasteaika on odotettavissa. Samoin tehtävän valmistumisesta saadaan ilmoitus järjestelmästä. Kiinteistön omistajalle kertyy samalla arvokasta tietoa vikaantumishistoriasta tulevien kunnossapitotoimien suunnitelmia varten.

Tietovarastot tulossa rutiinikäyttöön

Kun käyttäjät luovuttavat tietonsa myös anonyymisti käytettäväksi suuressa tietovarastossa, saadaan syntymään vertailutietoa, johon omaa toimintaa voi benchmarkata. Terveelliset Tilat -moduuli on esimerkki oman toiminnan ohessa syntyvän tiedon hyödyntämisestä tähän tarkoitukseen. Yhä useammat suuret kiinteistönomistajat ovat kiinnostuneita seuraamaan pääkaupunkiseudun kaupunkien esimerkkiä yhteisten tietojen jakamisesta.

Tämä kaikki on tätä päivää ja käyttöönotettavissa

Buildercomin palveluissa on kymmeniätuhansia käyttäjätunnuksia ja tuhansia organisaatioita käyttäjinä. Dokumentteja palveluissamme on miljoonia ja käyttöönottoprojekteja olemme läpivieneet tuhansia. Palveluihimme perustetaan enemmän kuin yksi projekti tai kiinteistö joka päivä ja uusia käyttäjiä kytketään niihin kymmeniä. Palveluntuottajana toiminta on meille rutiinia. Silti jokainen kohde ja asiakas on erilainen, joten palvelujen toteuttamiseen tarvitaan ammattitaitoisia ihmisiä. Olemme kaikki Teidän, palvelujemme käyttäjät ja asiakkaamme, käytettävissänne parantaaksemme yhdessä Teidän liiketoimintaanne.

Juha Aspinen
Johtaja
Buildercom Oy

Ota yhteyttä, niin palaamme pikaisesti asiaan!