Ajankohtaista

Myynti 040 450 3910    sales@buildercom.fi

Johdon katsaus 2015

Lainsäädännön ja viranomaistoiminnan vaikutus rakennetun ympäristön tiedonhallintaan

Lainsäädäntö ja erilaiset määräykset sekä muu viranomaistoiminta ohjaavat jatkossa yhä enenevissä määrin rakennetun ympäristön tiedonhallintaa. Tiedonhallinnasta tulee asiahallintaa. Tulevaisuudessa
erilaisten hankkeiden kulun historia tulee voida selvittää siten, että asioiden ja päätöksenteon etenemisen kulku on nähtävissä arkistoidusta tiedosta. Asiahallintaa tarvitaan myös yritysten oman toiminnan näkökulmasta. Eri tietojärjestelmien välillä suoritettavissa migraatioissa ei siirretä yksittäisiä tiedostoja, vaan siirretään dokumentteja
tai asioita, jotka sisältävät lukuisia samaan kokonaisuuteen liittyviä tiedostoja. Toisaalta kun eri tietojärjestelmiä integroidaan erilaisten rajapintojen välityksellä toisiinsa, integraatioiden tulee mahdollistaa asioiden integroiminen, ei yksittäisten tiedostojen liittäminen toisiinsa.

Lainsäädännöllä määritellään myös rakennushankkeiden tiedonantovelvollisuutta. Tiedonantovelvollisuuteen liittyy myös arkistointivelvollisuus. Veroviranomaiselle annetut kuukausi-ilmoitukset
on tallennettava, tai arkikielellä sanottuna arkistoitava, kuuden vuoden ajaksi.

Arkistolaki ja tarve hallita asioita

Buildercom Oy:n asiakkaina on tahoja, joita arkistolaki koskee. Arkistolaki määrittelee, kuinka hankkeiden aikana
syntynyt tieto on muodostettava ja tallennettava, jotta se voidaan lain mukaan arkistoida. Arkistolaki on hyvä ohjenuora myös sellaisille tahoille, joita laki ei suoranaisesti koske, mutta jotka haluavat tallentaa tiedon siten, että se on tulevaisuudessa hyödynnettävissä
asiahallinnan näkökulmasta. Asioiden hallitseminen on oleellinen osa myös kiinteistöliiketoimintaa. Kiinteistöihin liittyvä tieto, niin tekninen kuin taloudellinenkin, tulee olla hyödynnettävissä liiketoiminnan näkökulmasta. Kiinteistöihin liittyvän tiedon tulee ostoja myyntitilanteessa olla niin hyvin ryhmiteltynä ja saatavilla, että kaupankäynnin sujuvuus on varmistettu. Me Buildercom Oy:ssä olemme huomioineet asiakastarpeemme arkistoinnin ja kiinteistöliiketoiminnan näkökulmasta. Palvelumme metatietopohjainen
dokumentinhallinta ja siihen liitetty dokumenttirekisteri mahdollistavat jo nykyisellään asiahallinnan. Tulemme jatkossa kehittämään palveluamme edelleen asiahallinnan suuntaan siten, että palvelumme tulee vastaamaan viranomaisten asiahallinnan määrittelyä
ja yksittäisten asiakkaittemme tarpeita.

Rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus

Laki rakentamiseen liittyvästä tiedonantovelvollisuudesta on astunut voimaan täysimääräisenä 1.1.2015. Lainsäätäjä haluaa kitkeä harmaan talouden rakennusalalta. Uudella lailla ja siihen liittyvillä menettelyohjeilla sekä tavalla toimia on ollut suuri vaikutus
rakennushankkeiden tiedonhallintaan. Rakennushankkeiden tiedonhallinnalta edellytetään entistä tarkempaa ja reaaliaikaisempaa
hankkeen talouden seurantaa, ja toisaalta hankkeiden toteuttamisessa
mukana olevien henkilöiden rekisteröintiä ja seurantaa. Uusi laki on pakottanut tiedonhallintajärjestelmien toimittajat kehittämään palveluitaan siten, että niistä voidaan välittää tarvittavat tiedot veroviranomaiselle. Osana kehitystyötä on syntynyt uusia tapoja integroida teknisen tiedon hallintaan tarkoitettuja järjestelmiä ja taloushallinnon järjestelmiä. Tämäntapainen lainsäädäntö on omiaan
harmonisoimaan tarjolla olevia tietojärjestelmiä ja parantamaan niiden vertailtavuutta tilaajien miettiessä järjestelmävalintojaan. Yhtenä tulevaisuuden haasteena tietojärjestelmäkehityksessä tulee olemaan sijainti- ja aikatiedon hallinta. Edellä mainitut asiat liittyvät olennaisina osina asiahallintaan. Asiat pitää pystyä sijoittamaan paikkaan ja ajanhetkeen. Buildercom Oy uudistaa palveluaan. Asiahallinta tulee olemaan osa tuoteuudistusta. Tulemme huomioimaan uudistuksessa paikan ja ajan. Tulevaisuuden rakennetun ympäristön tietojenhallintajärjestelmät tulevat olemaan entistä enemmän asiahallintajärjestelmiä.

Matti Luhtanen,
toimitusjohtaja