Referenssit

Myynti 040 450 3910    sales@buildercom.fi

Savon koulutuskuntayhtymä

”Tiedon etsiminen on huomattavasti helpompaa sähköisestä järjestelmästä kuin pannuhuoneen nurkasta 30 vuotta vanhoista ohjekirjoista”

Case Sakky

Kokonaisvaltaista tiedonhallintaa Savon koulutuskuntayhtymässä

Savon koulutuskuntayhtymä (jäljempänä myös Sakky) on perustettu vuonna 2003 ja tällä hetkellä kuntayhtymä koostuu Savon ammatti- ja aikuisopistosta, Varkauden lukiosta ja Savon oppisopimuskeskuksesta. Näiden rinnalla toimivat organisaation tukipalvelut sekä kiinteistöyksikkö. Kuntayhtymällä on yhteensä n. 163 000  kerros-m2 kiinteistömassa kuudella eri paikkakunnalla: Iisalmessa, Siilinjärvellä, Muuruvedellä, Kuopiossa, Suonenjoella ja Varkaudessa.

Kiinteistöyksikkö teki hankintapäätöksen sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankkimisesta vuonna 2006. Niihin aikoihin markkinoille alkoi tulla ensimmäisiä sähköisiä huoltokirjoja ja myös Savon koulutuskuntayhtymässä koettiin, että kaiken kiinteistötiedon tulisi löytyä keskitetysti yhdestä paikasta ja olla kaikille tietoa tarvitseville samansisältöisenä käytettävissä.  Lisäksi tärkeäksi koettiin myös mahdollisuus alkaa seurata huoltotoiminnan laatua. Kun kaikki kiinteistöihin liittyvät historiatiedot ovat järjestelmässä tallessa, eivätkä vain huoltomiesten korvien välissä, niin kiinteistöjä on mahdollista hoitaa laadukkaasti kattavan tietomäärän ansiosta, johon kaikilla on pääsy.

Sakkylla ulkoalueiden hoito ja siivous on pääosin ulkoistettu, mutta ns. sisäpuoliset työt, kuten talotekniikka, iv-nuohous, keittiölaitehuollot ja käyttäjäpalvelut on katsottu järkevämmäksi hoitaa omana työnä. Käyttäjäpalvelut ovat iso osa organisaation toimintaa, joka näkyy kiinteistöjen käyttäjille: opiskelijoille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Ari Orsjoen, kiinteistöjohtajan, mukaan kiinteistöyksikön tavoite on tarjota täyden palvelun toimintaa ja tässä FacilityInfo on apuna.

Kiinteistöpäällikkö Toni Helin kertoo, että uutena asiana huoltokirjaan on liitetty koulutusmateriaalille oma paikka. ”Käymme kaikki säännöllisesti päivittämässä kiinteistötietojamme eri koulutuksissa ja niissä hankitun tiedon jakaminen on ollut puutteellista. Jatkossa kaikki pääsevät tutustumaan uusimpiin tutkimustuloksiin ja viimeisimpään tietoon ohjelman kautta”, Toni täsmentää.

Huoltokirjajärjestelmän valinta

Kun Sakkylla tehtiin päätös siirtyä sähköiseen maailmaan myös kiinteistöhoidossa, järjestelmän valintaan vaikutti useita eri tekijöitä. Vertailua eri järjestelmien välillä tehtiin ja tärkeimmiksi tekijöiksi nousivat Buildercomin FacilityInfon myötä mahdollisuus linkittää tietoja huoltokirjasta suoraan kiinteistöissä meneillä oleviin projekteihin sekä palvelupyyntöjen käsittelyn helppous. Lisäksi kiinteistöjohtajan kannalta järjestelmän raportointiominaisuuksien on oltava hyvät. Sakkylla on suunnitelmissa esimerkiksi kaikkien kiinteistöihin kuuluvan kaluston tuominen huoltokirjaan, jotta sitä kautta saataisiin kätevästi ajettua kaikki raportit, eikä kalustojen hallintaa varten tarvitsisi hankkia erillistä ohjelmaa. Näin myös tiedot kaluston vikahistoriasta ja tehdyistä huolloista olisivat aina ajantasaisesti saatavilla.

Järjestelmää valitessa Sakkylla pidettiin tärkeänä meriittinä myös muita Buildercomin asiakkaita. Huoltokirjan käyttäjinä olivat jo vuonna 2006 esimerkiksi Helsingin kaupunki ja Senaatti-kiinteistöt, joilla on paljon kiinteistömassaa. Orsjoen mukaan se vahvisti käsitystä siitä, että myös savolaisten kiinteistötiedot pysyvät järjestelmässä varmassa tallessa eikä järjestelmän kehitystyö ole jäänyt paikalleen. ”Isoilta kiinteistönomistajilta tulee varmasti painetta kehittää järjestelmää ja toimintamalleja eteenpäin, joten hyötyjä tulee sitä kautta meillekin”, perustelee Orsjoki.

Miksi sähköinen järjestelmä?

Koulutuskuntayhtymässä erityisesti käyttäjäpalvelut hyötyvät sähköisestä huoltokirjasta, sillä palvelupyyntöjen käyttäminen on helppo ja tehokas tapa informoida kiinteistönhoitajia mahdollisista puutteista ja toisaalta samalla kiinteistönhoitaja voi välittää tilojen käyttäjille tietoa reaaliaikaisesti tehdyistä toimenpiteistä. ”Raportit tuovat jäntevyyttä toimintaan”, kiteyttää  Orsjoki.

Sähköisen huoltokirjan käyttöönotto on mahdollistanut koulutuskuntayhtymässä sen, että kiinteistöhuollon ammattilaisten hiljainen tieto tulee myös järjestelmän kautta kerättyä. Tämä on kaikkien etu siinä vaiheessa, kun talossa vaihtuu tekijät, mutta välttämättömät tiedot huolellisen kiinteistönpidon kannalta ovat kuitenkin varmassa tallessa. ”Tiedonvaihto tulee olemaan merkittävässä osassa lähivuosina, kun henkilökunnassa tapahtuu paljon ikäpolven vaihdosta”, toteaa Orsjoki. Toni Helin, kiinteistöpäällikkö, puolestaan jatkaa: ”huoltokirja teettää nyt hieman työtä, mutta on varmasti vaivan väärti jatkossa, kun kaikki tiedot ovat aina saatavilla ja ajan tasalla. Erityisesti keittiölaitehuolloissa huolto-ohjeiden, kytkentäkaavioiden ja varaosaluettelon löytyminen heti on tehostanut huoltotyötä huomattavasti. Kun yhdestä keittiöstä tarjotaan ateriat 2000 opiskelijalle, ei homma saa pysähtyä.”

Palvelut hyödyksi rakennushankkeissakin

Huoltokirjan lisäksi koulutuskuntayhtymä on hiljattain laajentanut Buildercomin palveluiden käytön myös rakennuttamisen puolelle. Uusi palvelusopimus hyödyttää yhä useampaa henkilöä isossa organisaatiossa. ”Aineisto, joka projektipankkiin kertyy hankkeiden tiimoilta leviää palvelun kautta yhä useamman henkilön tietoon ja on siellä koko ajan useamman tahon käytettävissä – myös kiinteistönhoidossa”, selventää Orsjoki. ”Aiemmin ongelmaksi koettiin se, että vain yksi tai kaksi henkilöä oli perillä asioista ja muut jäivät paitsioon. Nyt kaikki informaatio on käytössä, vaikka joku olisi poissakin, ja asiat pystytään silti hoitamaan”, hän jatkaa.

Sakkylla on perinteisesti vuosittain ollut kymmeniä hankkeita, joissa tämäntyyppistä projektipankkipalvelua ei ole käytetty. Nyt uuden palvelun hyödyt korostuvat entisestään, kun palvelu on käytössä niin isoissa kuin pienissä hankkeissa ja se palvelee koko kiinteistöyksikön henkilöstöä hankkeen suunnitteluvaiheesta valmiin kohteen ylläpitoon saakka.

Kun hinta ja laatu ovat kohdallaan, niin se on sekä palveluun tilaajan että tuottajan etu”, toteaa Orsjoki yhteistyöstä Buildercomin kanssa. Koulutuskuntayhtymän toimintaan sopivia tietojärjestelmäratkaisuja on kehitetty yhdessä asiakkaan tarpeista lähtien Buildercomin asiantuntijoiden kanssa alusta alkaen.

Haastavaksi Sakkyllä on koettu urakkavaiheissa saada ajantasainen tieto liikkeelle ja kaikkien saataville.  Orsjoki ja Helin tuumaavatkin, että suunnittelijoilla voisi olla enemmänkin vastuuta kuin pelkkä suunnittelupiirustusten vienti järjestelmään.

Huoltokirjan puolella taasen näkyy palvelun käyttäjien eritasoisuus – toisille tietotekniikka on tutumpaa kuin toisille. Isommissa hankkeissa tiedonhallinta on kuitenkin toiminut kivuttomasti. Helin toteaakin, että ”tiedon etsiminen on huomattavasti helpompaa sähköisestä järjestelmästä kuin pannuhuoneen nurkasta 30 vuotta vanhoista ohjekirjoista.”