Case Kampin käyttäjätutkimus

Projektipankit ovat vakiinnuttaneet asemansa

Projektipankin käyttöä Kampin projektissa on tutkittu laajassa Pro gradu -tutkielmassa. Lähes viisi vuotta kestäneen hankkeen toteuttaminen ei olisi ollut mahdollista ilman keskitettyä suunnittelutiedonhallintaa, tutkielman tekijä Mathias Hjelt ja työtä Hankenilla ohjannut professori Bo-Christer Björk toteavat.  Käytännössä olisi ollut lähes ylivoimaista hallita yli 17 000 tiedostoa toteutuneessa aikataulussa ja käytettävissä olevilla resursseilla.

Jo vuodesta 1998 käytössä olleet projektitietojärjestelmät ovat osoittautuneet luotettaviksi ja kustannustehokkaiksi työvälineiksi. Viimeisin tutkimus Kampin jättiprojektissa osoittaa niiden vakiinnuttaneen asemansa. Suurin osa käyttäjistä kokeekin, ettei näin kiivastahtisissa hankkeissa pärjätä ilman keskitettyä tiedonhallintaa.

Projektipankki on välivaihe matkalla tietomalliin

Ensimmäisten CAD-järjestelmien hyödyntäminen Ratas-projektin ja projektipankkien kautta huomisen jaettuun tietomalliin ja Internetissä toimiviin virtuaalisiin suunnittelija- ja rakentajayhteisöihin, on kiinnostanut professori Bo-Christer Björkiä, Svenska Handelhögskolan, koko hänen ammattiuransa ajan. Työt VTT:n tutkijana kahdeksankymmentäluvulla ja professorina Kungliga Tekniska Högskolanissa, Tukholmassa ovat pitäneet hänet ajan tasalla rakentamisen tiedonhallinnan kehityksessä. Nykyinen tehtävänkuva Hankenilla on laajentanut näkökulmaa myös muun avoimen tiedonhallinnan maailmaan – rakentaminen on kuitenkin pysynyt yhtenä kiinnostuksen kohteena.

Rakentamisen ja kiinteistöjen elinkaarivaiheen tiedonhallinta ovat tyyppiesimerkkejä virtuaalisesti koottavista yhteisöistä, joissa kaikkien osapuolien tuottamasta tietopanoksesta syntyy jäännöksetön reaaliaikainen tietokokonaisuus, jonka avulla näitä hyvin konkreettisia omaisuusmassoja hallitaan. Koska peli pelataan saman kaavan mukaan aina uudestaan ja uudestaan, on hyödyllistä, että siinä on yhteinen struktuuri ja säännöt. Ratas-hanke kahdeksankymmentäluvulla määritteli ensimmäistä kertaa tätä tietorakennetta ja sen myötä luotiin pohja koko rakennusalaa varten kehitettäväksi toimintamalliksi. – Silloin muodostettiin ensimmäisiä perusteita nykyisille malleille;   esimerkiksi 1997 kansainvälisen ISO-standardin piirustustasoille, joiden laatimisessa olin mukana Tukholman vuosina, Björk toteaa.

– Projektipankkimaailma edustaa yhtä välttämätöntä välivaihetta siirryttäessä kohti keskitettyjä tietomalleja. Tässä vaiheessa opitaan keskitetyn tiedon etuja ja toimintamalleja, Björk kiteyttää.
– Suuri kehitys tapahtuu silloin, kun kaikki osapuolet voivat luottaa projektipankissa olevan tiedon ajantasaisuuteen, eikä maailmalla liiku muuta tietoa esimerkiksi sähköposteissa. Tässä käytetään keppiä ja porkkanaa. Toisaalta tulee pitää jalat maassa ja sopia hankekohtaisesti vaadittavat asiat, jotta rimaa ei aseteta liian korkealle. Tällä hetkellä pilottivaiheessa oleva tuotemalleihin pohjautuva seuraava sukupolvi on haasteellisempi, mutta varmasti aikanaan yhtä itsestään selvä kuin nykyiset projektipankit ovat nykyisille käyttäjille. Aina tulee kuitenkin uusia ja tehokkaampia ratkaisuja ja toimintatapoja, Björk jatkaa.

Kampin tärkein opetus oli yhteisen toimintamallin perehdyttäminen ja sitoutuminen

Nyt jo valmis Kampin liikekeskus on yksi suurimpia kohteita, jossa koko suunnittelun ja rakentamisen ajan käytettiin projektipankkia. Käyttäjiä oli 340 yli 90:stä organisaatiosta, joista 23 oli suunnittelutoimistoja ja 40 aliurakoitsijoita. Pankissa on aineistoa yli 1 700:ssa  kansiossa yli 17 000:ta dokumenttia, yhteensä yli 45 gigatavua. Näin suuren tietomäärän hallinta on kiivaan aikataulun jättiprojektissa erittäin haasteellinen tehtävä. Hankkeen tiedonhallinnan ongelmia on tarkasteltu Mathias Hjeltin  Pro -gradu tutkielmassa, jossa hän sai vastauksia 164 ja ”syvähaastatteli” viittä käyttäjää, englanninkielinen tutkimus löytyy verkosta osoitteesta (Huom! linkki) http://itc.scix.net/cgi-bin/works/Show?_id=4ea3&sort=DEFAULT&search=hjelt&hits=1).  Johtopäätökset osoittivat, että tällaisen jättiprojektin läpivientiä ei onnistu ilman keskitettyä tiedonhallintaa. – Ongelmaksi koettiin myös tiedonkulku. Osa tiedosta kulkee sähköpostilla, osa jopa suoraan kopioina kopiolaitokselta, näin ollen ei voi tietää missä on viimeisin, voimassaoleva versio. Tiedonkulun parantamiseksi päädyttiin koulutukseen, ei niinkään tietotekniseen, vaan hankkeeseen valittuun hakemistorakenteeseen ja toimintamalliin perehdyttämiseen. Tällä hetkellä käytön esteet eivät enää ole teknologiassa tai tietoteknisessä osaamisessa vaan tahtotilassa ja motivaatiossa, korostaa Hjelt.

Kokonaiskannattavuuden jatkotutkimusta odotetaan

– Kampissa tehdyn tutkimuksen tulokset ja niiden johtopäätökset tukevat näkemystä, että muutosta ja uuden oppimista ei sinällään vastusteta, mutta siirtyminen uusiin toimintamalleihin on vaikeaa ja vaatii riittävää motivaatiota. Nyt olisi ehkä aika käynnistää tutkimus uuden toimintamallin kokonaishyödystä pidemmällä ajanjaksolla, kun näyttää siltä, että kaikki osapuolet kokevat lyhyessäkin ajassa syntyvän enemmän hyötyjä kuin kustannuksia tai vaivaa, professori Bo-Christer Björk pohtii. – Kampissa koettiin eduksi jo se, että kaikki tieto oli yhdessä paikassa kaikkien saatavilla. Seuraavassa vaiheessa edellytetään, esimerkiksi Senaatin ja Skanskan tavoin kaikissa hankkeissa samanlaista tietorakennetta ja toimintamallia. Näitä uusia vaatimuksia ei voida saavuttaa ilman suunnitelmallista ja määrätietoista koulutusta ja sitoutumista, jolloin tietoa saadaan projektin lisäksi myös kiinteistöjen elinkaarivaiheeseen.

Julkaistu BuilderNewsissä 2/2006.

Ota yhteyttä, niin palaamme pikaisesti asiaan!