Suomen Yliopistokiinteistöt Oy (SYK) on valtakunnallinen kampuskehittäjä, joka omistaa ja kehittää noin 250 rakennusta pääkaupunkiseudun ulkopuolella sijaitsevilla korkeakoulukampuksilla. SYK:in toiminnan ytimessä on kiinteistöomaisuuden kehittäminen kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. Parhaillaan on käynnissä Tarpeen mukainen huolto -niminen pilottihanke, jossa datan avulla pyritään tehostamaan kiinteistöjen ylläpitoa optimoimalla tekemistä ja ohjaamalla huollon resurssit oikein. SYK hyödyntää kiinteistöhuollon ohjauksessa Buildercomin huoltokirjajärjestelmää.
Oikea-aikaisella huollolla resurssit ohjataan oikein
Perinteisessä kiinteistöhuollon mallissa huoltotehtävät suoritetaan säännöllisesti sen mukaan, miten ne on kiinteistön huoltokirjaan kirjattu. Käytännössä huoltokirjaan on kuitenkin kirjattu paras arvaus kiinteistön tarpeesta, eikä huoltotyö todellisuudessa aina ole juuri sillä hetkellä tarpeellinen. Vuonna 2019 käynnistetyssä pilottihankkeessa hyödynnetään rakennusautomaatiojärjestelmästä saatavaa analytiikkaa sekä huoltokirjan palvelupyyntöjä, kun huollon tarpeita havaitaan – tieto liikkuu molempiin suuntiin automaatiojärjestelmän ja huoltokirjan välillä avattujen rajapintojen avulla.
SYK on tehnyt pilotin tiimoilta tiivistä yhteistyötä automaatiojärjestelmätoimittaja Siemensin kanssa, ja Buildercomin huolto-ohjelmia on muokattu uusien toimintatapojen mahdollistamiseksi.
– SYK:illä oli huomattu, että perinteinen kiinteistöhuollon malli on osin jäykkä, ja nähtiin edellytykset luoda uusi tehokkaampi toimintamalli. Lähdimme tutkimaan, voidaanko automaatioanalytiikkaa hyödyntää tiedolla johtamisen mallissa, eli saataisiinko kiinteistöhoidosta aidosti tiedolla johdettua. Tavoitteena on saada analytiikasta signaaleja, että jokin laite on vioittumassa tai tarvitsee huoltoa, eikä niin että huolto-ohjelmaan on esimerkiksi määritelty suodatinvaihto kesäkuulle, ja sitten se on siinä. Eli järjestelmästä saadaan aidosti palaute kiinteistön tarpeista, kertoo hankkeen toteutuksesta vastaava SYK:in ylläpitopäällikkö Ville Kautto.
Läpinäkyvää ja dataohjattua toimintaa
Ensimmäisen pilotin tuloksena noin kahdessa kolmasosassa huoltokirjatehtävistä analytiikalla huomattiin olevan rooli, eli huoltoväliä voitiin muokata tai analytiikan perusteella voitiin suoraan määritellä, milloin suorite tulisi tehdä. Datan avulla haetaan myös teknisesti oikeaa tasoa ja pyritään luomaan perusmallit eri rakennustyypeille – eli mitkä ovat tekniset vaateet ja luomaan niiden pohjalta uusia toimintatapoja.
Tiedolla johdetussa kiinteistöhuollon mallissa ihminen ja huolto-organisaatio ovat edelleen äärimmäisen tärkeitä.
– Ihmisen tuottama tieto ja data on yhtä lailla arvokasta, mutta kulttuuri täytyy johtaa siihen, että tietoa kirjataan enemmän eikä se jää vain hiljaiseksi tiedoksi. Tällöin huoltokirjaan rupeaa aidosti kertymään tietopankkia niin analytiikan toimittajalle kuin muillekin osapuolille, Kautto kommentoi.
Uusi toimintamalli mahdollistaa virheellisten huoltotehtävien karsimisen, mikä lisää myös kiinteistöhuollon työn mielekkyyttä, kun kaikki tehtävät ovat merkityksellisiä. Samalla pyritään kohti optimaalista palvelumallia, mikä tarkoittaa jossain kohtaa resurssien lisäämistä ja jossain kohtaa niiden vähentämistä.
Koko alaa eteenpäin vievää kehitystyötä
Toistaiseksi pilotissa on saatu vahvistus käsityksille siitä, että analytiikkaa hyödyntämällä ja toimintatapoja uudistamalla voidaan päästä oikea-aikaisempaan ja parempaan lopputulokseen kiinteistöjen hoidossa ja huollossa, mikä lisää myös toiminnan läpinäkyvyyttä.
Isossa kuvassa SYK:in tavoitteena on päästä tehokkaampaan, tiedolla johdettuun kiinteistöhuollon toimintamalliin, joka olisi monistettavissa eri kampuksille. Uuden mallin jalkauttaminen sopimustasolle ja toimintamallien muutos ei ole kuitenkaan suoraviivaista, sillä rakennukset ja kampukset ovat erilaisia. Kauton mukaan muutos haastaa myös tuotannonohjausta ja teknisen huollon palveluntuottajia ajattelemaan asiaa uudella tavalla, mutta valmiudet ovat kokemusten perusteella monella jo hyvät.
– Nyt pilotointivaiheessa ainakin itsellä on vankka usko, että tästä saadaan uudenlainen tapa toimia ja että tässä on sellainen asia, joka vie samalla koko alaa eteenpäin. Tämä on tiedolla johtamista, uudella tapaa lähestytään vanhaa tuttua asiaa, Kautto täsmentää.
Lisätietoa Suomen Yliopistokiinteistöistä sykoy.fi
Haluatko tehostaa kiinteistöjenne ylläpitoa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.
