Opas kiinteistötietojärjestelmän valintaan

Opas kiinteistötietojärjestelmän valintaan – Huomioi nämä 9 asiaa

Kiinteistön elinkaaren aikana syntyy valtava määrä tietoa ja erilaista dokumentaatiota. Digitalisaation myötä tätä tietoa voidaan erittäin tehokkaasti hyödyntää kiinteistöjen johtamisessa ja ylläpidossa, ja tietomäärien jatkuvasti kasvaessa teknologian käyttö onkin edellytys tehokkaalle kiinteistönpidolle.

Kiinteistötietojärjestelmän hankinnassa pohjatyö kannattaa tehdä huolella, ja huomioida ainakin seuraavat yhdeksän järjestelmän valintaan vaikuttavaa tekijää.

Kiinteistötietojärjestelmä tukee kiinteistöjen ylläpitoa
Kiinteistötietojärjestelmä on useimmiten pilvipohjainen kiinteistötiedon hallintaan tarkoitettu järjestelmä, jota voidaan käyttää kiinteistöön liittyvän dokumentaation säilytykseen, päivittämiseen ja hyödyntämiseen kiinteistökehityksessä ja -johtamisessa sekä kiinteistöjen kunnossapidossa. Kiinteistötietojärjestelmä voi kattaa esimerkiksi lakisääteisen kiinteistön huoltokirjan.

1. Vastaa tarpeeseen

-Hankittava palvelu tukee liiketoiminnan tarpeita

Tietojärjestelmähankintoja tehdään liian usein teknologia edellä miettimättä riittävästi, vastaako hankittava palvelu juuri oman liiketoiminnan tarpeisiin. Lopputuloksena voi olla kallis ja paljon resursseja vienyt käyttöönotto, ja korkeista odotuksista huolimatta palvelusta ei saadakaan toivottua hyötyä. Ensimmäiseksi on siis muodostettava selkeä kokonaiskuva siitä, mitä hyötyjä teknologian käytöllä halutaan saavuttaa.
Tässä isona apuna on toimittajakumppani, joka kykenee ymmärtämään liiketoimintanne tarpeet myös pintaa syvemmältä ja osaa ehdottaa juuri teille sopivimmat ratkaisut.

Liiketoimintalähtöisiä tarpeita kiinteistötietojärjestelmälle voivat olla esimerkiksi:

  • kiinteistöylläpidon tehostaminen
  • pirstaloituneen tiedon kokoaminen yhteen paikkaan
  • ylläpidon suunnitelmallisuus ja hallittavuus
  • päivittäisen työn helpottaminen ja selkeyttäminen
  • toiminnan läpinäkyvyyden ja seurattavuuden lisääminen
  • helpompi raportointi esimerkiksi hallitukselle
  • palveluntuottajien laadun arviointi ja toiminnan optimointi
  • kunnossapidon hallinta pitkällä aikavälillä
  • viranomaisvaatimukset
  • vahingon sattuessa tai mahdollisissa riitatilanteissa mahdollisuus todistaa, miten jokin asia on tehty
  • sopimusten hallinta
  • kiinteistöliiketoiminnan tukeminen, esimerkiksi tila- ja vuokrahallinto

2. Helppokäyttöisyys

-Käyttäjäystävällinen ja selkeä käyttöliittymä

Hankinnassa on oleellista huomioida järjestelmän käytettävyys sen loppukäyttäjille, esimerkiksi kiinteistöhuollolle. Selkeä käyttöliittymä, käyttäjäkohtaisesti räätälöitävät toiminnot ja tehokkaat hakuominaisuudet helpottavat oikean tiedon löytämistä ja nopeuttavat palvelussa liikkumista. Järjestelmän mobiilikäyttöisyys sekä useamman kielen tuki parantavat käytettävyyttä.

Helppokäyttöinen käyttöliittymä parantaa oleellisesti myös loppukäyttäjien sitouttamista järjestelmän käyttöön, jolloin järjestelmähankinnasta saadaan paras hyöty irti. Järjestelmän tuomat edut ja mahdollisuudet kannattaakin viestiä mahdollisimman hyvin myös kaikille järjestelmän parissa työskenteleville.

3. Jatkuva ja pitkäjänteinen järjestelmäkehitys

Järjestelmätoimittaja on sitoutunut kehittämään järjestelmää pitkällä aikajänteellä

Tietojärjestelmien kehitystyö on pitkäjänteistä toimintaa, jossa tulee nähdä paitsi järjestelmäkäyttäjien tämän päivän haasteet myös tulevaisuuden tavoitteet.

Tietojärjestelmään sitoudutaan yleensä pitkäksi aikaa, useimmiten useiksi vuoksi, joten on äärimmäisen tärkeää, että myös järjestelmän toimittaja on sitoutunut kehittämään järjestelmää pitkällä aikajänteellä. Kaikki lähtee siitä, että tietomäärät ovat valtavia ja käytön tulee jatkua.

4. Toimintavarmuus ja tietoturvallisuus

Järjestelmän toimintavarmuus ja tietoturva ovat korkealla tasolla

Tämän päivän tarpeisiin vastaavan tietojärjestelmän on ehdottoman tärkeää olla toimintavarma, eli järjestelmän tulee toimia häiriöttä toimintaympäristön muutoksista huolimatta. Lisäksi tiedonkeräämisen ja -käsittelyn tulee tapahtua luotettavasti, prosessin ja järjestelmien tulee olla tietoturvallisia sekä tietosuoja- ja muiden määräysten mukaisia. Järjestelmätoimittajan on oltava sitoutunut näiden asioiden kehittämiseen.

Kirjautuminen Buildercomin BEM-palveluun
Tietoturvatyö ja auditoinnit ovat Buildercomilla jatkuvaa arkea ja näin varmistamme BEM-palvelumme korkean turvallisuuden kaikilla asiakkaillamme. BEM-palvelu on läpikäynyt tiukat tietojärjestelmien arviointi- ja hyväksyntäprosessit sekä salaustuotearvioinnit ja palvelun toimintavarmuus on aina yli 99 prosenttia ajasta.

5. Integroitavuus

-Rajapinnat muihin järjestelmiin

Tiedon liikkuminen saumattomasti eri järjestelmien välillä tehostaa järjestelmän käyttöä huomattavasti, koska niiden avulla ajantasainen tieto on käytettävissä useassa eri paikassa ilman, että käyttäjän tarvitsee sitä erikseen moneen paikkaan päivittää. Siksi onkin tärkeää varmistaa, että järjestelmään toteutetut rajapinnat tukevat omia käyttötarpeita.

Rajapintojen avulla esimerkiksi kiinteistötiedot voidaan tuoda halutussa laajuudessa taustajärjestelmästä, tai esimerkiksi palvelupyynnöt voidaan siirtää kiinteistöhoitoyhtiön omaan järjestelmään, josta ne päivittyvät kiinteistötietojärjestelmään palvelupyynnön valmistuttua.

Muita tarpeellisia rajapintoja voivat olla esimerkiksi rajapinnat energianhallinta- tai kulutusseurantajärjestelmään, rakennusautomaatiojärjestelmään tai projektipankkiin.

6. Valmiit konseptit ja parhaat käytännöt

Mahdollisuus hyödyntää parhaaksi havaittuja toimintamalleja

Järjestelmätoimittajan kokemusta ja asiantuntemusta kannattaa ehdottomasti hyödyntää, koska toimittajalla on usein tietoa vastaavien organisaatioiden hyväksi havaituista toimintatavoista. Esimerkiksi me Buildercomilla jaamme asiakkaillemme valtavan määrän hyödyllistä tietoa muiden organisaatioiden käyttötapauksista ja tarjoamme kaikkien asiakkaidemme käyttöön johtavien alan toimijoiden kanssa kehitetyt toimintamallit ja menetelmät, joita asiakas voi halutessaan hyödyntää myös omassa toiminnassaan. Kaikkea ei siis tarvitse keksiä itse, vaan kannattaa hyödyntää saatavilla olevaa asiantuntemusta!

7. Muuntojoustavuus ja skaalautuvuus

Mahdollisuus räätälöidä kokonaisuus asiakastarpeiden mukaan

Valmis järjestelmäkokonaisuus tuskin useinkaan onnistuu vastaamaan täydellisesti omiin tarpeisiin. Hankittavan järjestelmän laajuus ja modulaarisuus mahdollistavatkin parhaiten juuri asiakkaan tarpeisiin räätälöidyn kokonaisuuden, jolloin et myöskään maksa turhista ominaisuuksista. Järjestelmän käyttöä tehostaa myös huomattavasti, kun esimerkiksi erilaiset pohjat vaikkapa huolto-ohjelmille on mahdollista määrittää asiakkaan omien tarpeiden mukaan.

Järjestelmän tulee myös kasvaa tarpeiden mukana, eli järjestelmän laajuuteen kannattaa kiinnittää huomiota hankintavaiheessa, vaikka alkuun olisikin tarve rajallisemmalle määrälle toimintoja.

8. Hallittu käyttöönotto

Palvelun vaivaton käyttöönotto

Moni päättäjä saattaa kiinteistötietojärjestelmähankintaa pohtiessaan pelätä, että järjestelmän käyttöönotto on todella raskas prosessi, joka vaatii paljon työtä ja esimerkiksi tiedonsiirtoa asiakkaan toimesta. Todellisuudessa hyvin suunniteltu ja hallitusti hoidettu käyttöönotto ei usein kuitenkaan vaadi asiakkaalta paljoa työtä. Asiakkaan liiketoimintaa ymmärtävä kumppani osaa tarjota asiantuntevan osaamisen ja parhaat toimintamallit sujuvan käyttöönoton tueksi.

9. Asiakastuki

-Jatkuva ja asiantunteva asiakastuki

Jäämmekö hankinnan jälkeen oman onnemme nojaan? Riittääkö oman henkilökunnan osaaminen järjestelmän tarkoituksenmukaiseen käyttöön? Nämä ovat aiheellisia kysymyksiä, joten kannattaa varmistaa, että järjestelmätoimittaja tarjoaa kattavan ja jatkuvan tuen myös käyttöönoton jälkeen.

Meillä Buildercomilla toimintatapaan kuuluu mm. käyttöönoton yhteydessä ja tarpeen mukaan sen jälkeen tarjottavat käyttökoulutukset, asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse jokaisena arkipäivänä sekä jokaiselle asiakkaalle nimetty asiakasvastuuhenkilö, jonka tärkeimpänä tehtävänä on varmistaa, että asiakas saa hankkimistaan ratkaisuista täyden hyödyn.

Buildercomin BEM-palvelu on Suomen suurimpien kiinteistönomistajien kanssa yhteistyössä kehitetty järjestelmä, joka kattaa kiinteistön koko elinkaaren aikaisen tiedonhallinnan. BEM:issä tieto liikkuu rakennushankkeilta kiinteistön ylläpitoon ja käyttöön järjestelmäkäyttäjän niin halutessa, mahdollistaen kerätyn tiedon maksimaalisen hyödyntämisen. Järjestelmä kattaa muun muassa lakisääteisen kiinteistön huoltokirjan.

Tytäryhtiömme Miragelin Haltia-kiinteistöhallintajärjestelmä laajentaa kokonaisuuden myös tila- ja vuokrahallintaan.

 

Tutustu tyytyväisiin asiakkaisiimme ja lue millaisia hyötyjä asiakkaamme ovat saaneet oman liiketoimintansa tehostamiseen: Tyytyväisten asiakkaidemme kokemuksia.

Asiantuntija Jussi Tarvainen

Tilaa ilmainen BEM-esittely tai kysy lisää!

Täytä lomake, niin asiantuntijamme on sinuun pian yhteydessä.