Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat, yhteistyökumppanit ja näiden edustajat sekä BEM-, Haltia- ja FacilityInfo-palvelun käyttäjät

Buildercom Oy
Päivitetty viimeksi: 4.10.2021

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Buildercom Oy (jäljempänä ”Buildercom”)
Mattilanniemi 6–8
40100 Jyväskylä
Y-tunnus: 2463542-2
www.buildercom.fi

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Ossi Jormakka
Puh. +358 40 778 5828
Sähköposti: ossi.jormakka@buildercom.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelystä riippuen joko asiakassopimukseen tai muuhun sopimukseen, Buildercomin oikeutettuun etuun, taikka rekisteröityjen suostumukseen. Buildercom käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 4 kuvattuja henkilötietoja alla oleviin tarkoituksiin:

Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden sekä näiden edustajien osalta

• asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen;
• asiakaskirjeiden, uutiskirjeiden ja tiedotteiden vastaanottaminen;
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdistaminen;
• asiakaskyselyt ja asiakasinformaatin kerääminen; sekä
• käytön analysointi, mittaaminen ja tilastointi.

Potentiaalisten asiakkaiden ja näiden edustajien osalta

• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
• mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen;
• uutiskirjeiden vastaanottaminen; sekä
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen.

BEM-palvelun käyttäjät

• käyttäjien tunnistaminen ja yksilöiminen; sekä
• käyttöoikeuksien jakaminen.

FacilityInfo-palvelun käyttäjät

• käyttäjien tunnistaminen ja yksilöiminen; sekä
• käyttöoikeuksien jakaminen.

Haltia-palvelun käyttäjät

• käyttäjien tunnistaminen ja yksilöiminen; sekä
• käyttöoikeuksien jakaminen.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietolähteet

Rekisteröityjä ovat Buildercomin asiakkaat, yhteistyökumppanit, potentiaaliset asiakkaat ja näiden edustajat sekä asiakkaamme, jotka käyttävät BEM-, Haltia- tai FacilityInfo-palveluja.

Buildercom käsittelee seuraavia rekisteröityjen tietoja:

Asiakkaan, yhteistyökumppanin sekä näiden edustajien tiedot:

• etu- ja sukunimi;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• vuokralaisen henkilötunnus vuokrasopimukseen liittyen;
• edustetun yrityksen tai yhteisön nimi sekä ammattinimike tai rooli yrityksessä;
• asiakashistoria (mm. tuote- ja tilaustiedot, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen);
• laskutus- ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot;
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot;
• asiakaspalautteet;
• markkinointiluvat- ja kiellot;
• markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot (esim. uutiskirjetilaus); sekä
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot.

Potentiaalisten asiakkaiden yhteystiedot

• etu- ja sukunimi;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• edustetun yrityksen tai yhteisön nimi sekä ammattinimike tai rooli yrityksessä;
• mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin; sekä
• evästeiden kautta saadut tiedot.

BEM-palvelun käyttäjät

• etu- ja sukunimi;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• yrityksen yhteystiedot, kuten yrityksen nimi ja osoitetiedot;
• palvelun käytöstä kertyvät tiedot;
• suostumukset tiedonkeräämisestä käyttökokemuksen kehittämistarkoituksiin;
• suostumukset tiedonkeräämisestä markkinointitarkoituksiin; sekä
• evästeiden kautta saadut tiedot.

FacilityInfo-palvelun käyttäjät

• etu- ja sukunimi;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• yrityksen yhteystiedot, kuten yrityksen nimi ja osoitetiedot;
• palvelun käytöstä kertyvät tiedot; sekä
• evästeiden kautta saadut tiedot.

Buildercom kerää henkilötietoja pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään sekä palveluiden käytön, kampanjoiden ja tapahtumien yhteydessä. Siltä osin kuin rekisteröity edustaa yritystä tai yhteisöä, tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella ja tiedot kerätään edustetun yhteisön kautta. Asiakkuuksiin liittyvien tietojen kerääminen perustuu pääsääntöisesti sopimukseen, sillä ilman olennaisia yllä mainittuja tietoja asiakkuus- tai yhteistyösuhteeseen ei tavallisesti voida ryhtyä. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja kerätään pääsääntöisesti joko rekisteröidyltä itseltään (esim. sähköisesti lomakkeet), mutta myös yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä, kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. BEM- ja FacilityInfo-palveluissa tietoja voidaan kerätä kultakin rekisterinpitäjältä sekä palveluiden käytön yhteydessä. Lisäksi Buildercomin verkkosivuilla (www.buildercom.fi) on käytössä evästeitä ja muita seurantatekniikoita, joiden avulla voidaan kerätä henkilötietoja vierailijan suostumuksella.

BEM-, Haltia- ja FacilityInfo-palveluihin tallennettujen loppukäyttäjien henkilötietojen suhteen toimimme käsittelijöinä. Tällaisten tietojen rekisterinpitäjinä toimivat palveluja käyttävät yritysasiakkaamme. Buildercom käsittelee näitä tietoja rekisterinpitäjien lukuun näiden ohjeiden mukaisesti ja alaisuudessa. Lisätietoa tällaisten tietojen käsittelystä ja käsittelyn tarkoituksista on saatavilla kunkin yritysasiakkaamme omasta tietosuojaselosteesta.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Kerättyjä henkilötietoja käsitellään yrityksen sisällä ainoastaan edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Buildercom voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa liiketoimintakauppojen yhteydessä sekä valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellei rekisteröity kiellä tietojensa luovuttamista.

Buildercom käyttää muun muassa seuraavien palvelujen osalta ulkoisia palveluntarjoajia:

• asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpito;
• uutiskirjeen lähetyslistojen ylläpito ja uutiskirjeen lähettäminen; sekä
• tilaisuuksiin osallistujien tietojen ylläpitoon ja käsittelyyn.

Buildercom solmii kaikkien palveluntarjoajien kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisen palvelun tarjoamiseksi.

Mikäli Buildercom on mukana yritysjärjestelyissä, tietoja saatetaan luovuttaa kolmansille tahoille. Tässäkin tapauksessa tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

6. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja siirretään  voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja Euroopan komission vastaavuuspäätöksen tai vakiolausekkeiden perusteella. Lisäksi Buildercomin verkkosivuilla käytössä olevat evästeet ja muut seurantatekniikat saattavat siirtää tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tarkempia tietoja evästeiden käytöstä kohdassa 10. Evästeet.

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään Buildercomin tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että organisatorisia suojatoimia tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Henkilötietojen käyttöoikeus on rajattu vain sellaisille Buildercomin työntekijöille, joiden työtehtävät edellyttävät tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyä. Henkilötiedot on suojattu muun muassa henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilöstön käytössä olevat laitteet ovat salakirjoitettuja ja henkilöiden monitasoinen tunnistautuminen on käytössä. Kannettavat tietokoneet ovat varustettu virustorjuntaohjelmistolla. Tietojen tietoturvaa auditoidaan asiakkaiden pyynnöstä Katakri- tai muun viitekehyksen avulla.

Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä käsittely sisällä automaattista päätöksentekoa. Kolmannen osapuolen evästeiden osalta lisätietoja kohdassa 10. Evästeet.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Buildercom säilyttää tietoja lähtökohtaisesti koko asiakas- ja yhteistyösuhteen ajan. Lisäksi tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan, joka on vähintään kuusi vuotta. Yksittäisissä tapauksissa Buildercom voi säilyttää tietoja kauemmin oikeusvaateen esittämiseksi, sellaiselta puolustautumiseksi tai siltä suojautumiseksi.

Potentiaalisten asiakkaidemme tietoja Buildercom säilyttää siihen asti, kunnes rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä tai peruu antamansa suostumuksen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa Buildercomin tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot on esitetty yllä kohdassa 2.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö henkilötietoja vai ei. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Oikeutta ei ole kuitenkaan esimerkiksi tilanteissa, joissa lainsäädäntö vaatii tietojen säilyttämistä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus esimerkiksi vastustaa tietojensa käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Tällaiseen käsittelyyn liittyen vastustamisoikeuden käyttämistä ei tarvitse perustella. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle silloin kun rekisteröity on toimittanut henkilötiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä Buildercom käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja sopimuksen tai suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle, mikäli hän katsoo, ettei tietosuojalainsäädäntöä ole noudatettu hänen henkilötietojensa käsittelyssä Buildercomin toimesta. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).