Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymään kuuluu 29 kuntaa ja kaupunkia sekä Turun yliopisto. Sairaanhoitopiirin alueella toimii 24 terveyskeskusta ja elää noin 460 000 asukasta. Sairaanhoitopiirillä on noin 6 500 vakinaista työntekijää.
Sairaanhoitopiirin rakennuttamisen organisaatiossa työskentelee n. 20 henkilöä. Viime vuosien mittavin hanke on ollut T2-Sairaalan rakennustyöt. Hankkeen ensimmäinen vaihe käynnistyi kesäkuussa 2007 ja kokonaisuudessaan hankkeen rakentamistyöt saadaan päätökseen joulukuussa 2012. Potilaita on tarkoitus alkaa vastaanottamaan keväällä 2013. Sairaanhoitopiirin rooli hankkeessa on ollut toimia sekä rakennuttajana että tilaajana. Projektijohtajana toimivan Timo Seppälän mukaan hanke on työllistänyt VSSHP:ltä 17 henkilöä. T2 projektissa myös mukana oleville Marjo Könnölle ja Erna Mäkelälle Buildercomin palvelut ovatkin tulleet hyvin tutuiksi hankkeen myötä.
PITKÄ HISTORIA PROJEKTIPANKKIEN HYÖDYNTÄMISESSÄ
Ensimmäistä kertaa projektipankkia hyödynnettiin jo 1990-luvun loppupuolella rakennushankkeiden johtamisen työvälineenä. Alkuvaiheessa projektipankkeja käytettiin suunnitteluvaiheen dokumenttien hallinnassa, mutta tänä päivänä Buildercomin palvelut ovat käytössä myös työmaan aikana. Projektipankkeja on tähän asti hyödynnetty pääasiassa kokoluokaltaan isommissa miljoonaluokan hankkeissa.
Erna on huomannut projektipankin käytössä selkeitä hyötyjä niin suunnitteluvaiheessa kuin rakentamisen aikana: ”On selkeätä, että aikaa säästyy”.
Internetin yli toimivassa palvelussa tietoihin käsiksi pääseminen ei ole aika ja paikka sidonnaista, tämä on erityisen kätevää silloin kuin kiinteistöt sijaitsevat maantieteellisesti laajalla alueella. VSSHP:n hankkeissa on hyödynnetty sekä sähköistä työmaapäiväkirjaa että tarkastusasiakirjaa. Erityisesti työmaapäiväkirja on koettu hyväksi kun pystytään helposti seuraamaan netin yli mitä työmaalla tapahtuu.
SÄHKÖISTÄ KILPAILUTTAMISTA
Nykypäivään kuuluu myös hankkeiden sähköinen kilpailuttaminen. Ensimmäisen kerran urakkalaskenta-asiakirjat julkaistiin Buildercomin palvelun kautta T-talon lääkehuoltorakennuksen projektin yhteydessä. Timon mukaan urakkatarjouksia saatiin saman verran kuin aiemminkin, eikä kukaan tuntunut vierastavan uutta toimintatapaa. Tosin muutamaan otteeseen kysyttiin täytyykö urakoitsijan kustantaa kopiot itse. ”Lääkehuoltorakennuksessa oli hyvä lähteä kokeilemaan ja nyt uskaltaisi kilpailuttaa isoimmatkin hankkeet sähköisesti” Timo kertoo. Säästöä kopiokustannuksissa Timon mukaan saattaa isossa urakassa syntyä äkkiseltään kymppitonninkin edestä.
Marjo lisää ”Projektipankista on helppo todentaa mikä kuva laskijoilla on käytössään ollut, tieto löytyy arkistosta kun tietoa tarvitsee. Yhden kerran on sekaannus sattunut ja tämä selvisi kun katsottiin projektipankista”.
KOKEMUKSIA & HYÖTYJÄ
Kysyttäessä käyttökokemuksista Erna toteaa: ”Helppo. Haen tai vien joka päivä jotain pankkiin. Ei tarvitse miettiä varmuuskopiointia ja tallennustilaa. Nopeat yhteydet niin hyvin toimii, ei tarvitse odotella vaan se on heti.”
Timo kertookin, että alkuaikoina palvelun käyttö oli hitaampaa ja pätki jonkun verran, koska yhteydet olivat silloin huomattavasti hitaammat. Timollekin palvelun käyttö on tullut tutuksi: ”haen pöytäkirjat ja katson kaikki sieltä, ei päivittäin mutta usein”. Marjo on huomannut, että ne jotka eivät palvelua käytä, sanovat etteivät oikein löydä pankista mitään.
Palvelun hyödyistä kysyttäessä Marjoa toteaa: ”Jälkikäteen tietojen löytäminen on iso juttu. ”Erna jatkaa: ”hankkeisiin liittyen tulee hirvittävä määrä sähköposteja, hakutoiminnoilla löytää helposti.”
Timo pitää tärkeimpänä yleisesti tiedonhallintaa isoissa projekteissa, koko dokumentaatio, sen helppo käsittely ja hakeminen. Muuten tieto olisi mapeissa tai y-asemalla, johon urakoitsijat eivät pääsisi. Palvelu mahdollistaa tiedostonhallinnan hankkeiden osapuolien välillä. Urakoiden sähköinen kilpailuttaminen tehostaa toimintaa ja säästää kustannuksia.
MITÄ TIEDOILLE TAPAHTUU KUN HANKE PÄÄTTYY?
Menneet projektit voidaan myös säilyttää palvelussa; vanhoista hankkeista ei päivittäin tietoa haeta, mutta niiden on hyvä olla tallessa. Vastuuaikana voidaan joutua esimerkiksi palaamaan reklamaatioon ja silloin tietojen on oltava löydettävissä.
Erna toteaakin: ”ovatko CD levyt enää muutaman vuoden päästä lukukelpoisia, mitä lerpuilla ja korpuilla tehdään nykyään, säilytetään pöytälaatikossa.
Marjo lisää: ”Kenellä ne on ja missä ne on. Tieto siitä mitä tässä urakassa tehtiin, kyllä sitä tietoa tarvitaan”.
ENTÄ YHTEISTYÖ BUILDERCOMIN KANSSA?
”Hyvin on sujunut, apua on aina saatu nopeasti ja uudet projektit nopeasti käyntiin ”Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin asiakasvastuuhenkilönä toimivan Tuomas Vahteran toimintaan ollaan myös tyytyväisiä:
”Tuomas on aina perustanut projektit nopeasti, tänään jos palaveri, huomenna jo pankki auki” Organisaation sisällä palveluiden käyttämiseen on suhtauduttu hyvin, kuten myös suunnittelijoiden saralla. Vuosien varrelta ei muistu mieleen kuin yksi tapaus jolloin vastarintaa on esiintynyt.
Kehitettävääkin löytyy. Marjon mielestä käyttäjien koulutukseen pitäisi panostaa entistä enemmän: ”Koulutuksia pidetty hankekohtaisesti, mutta käyttäjiä pitäisi kouluttaa enemmänkin. Kun pieniä toimittajia liittyy hankkeisiin, heillä on korkeampi kynnys viedä tavaraa pankkiin.”
Toiveissa olisi myös tehdä projektipankin kansiorakenteista määrämuotoisia:”Vakiomuotoisia projektipankin malleja olisi hyvä kehittää. Runko pitäisi olla mietitty valmiiksi kaikkiin hankkeisiin.”
MILTÄ TULEVAISUUS NÄYTTÄÄ?
Sairaalarakennuksissa tehdään jatkuvasti isompia ja pienempiä muutostöitä. Tulevaisuudessakin rakennuttamisen organisaatiolla riittää haasteita sillä nykyisen U-sairaalarakennuksen korvaajaksi tarkoitetun uuden sairaalarakennuksen suunnittelu on alkanut. Uudisrakennuksen rakentamiseen on investointisuunnitelmassa varatta lähes 100M€ ja sairaalan on arvioitu valmistuvan vuonna 2018.
Haluatko tehostaa rakennusprojektienne hallintaa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.
