Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä eli Keuda on hyödyntänyt Buildercomin ohjelmistopalveluita huoltotoiminnassaan jo vuodesta 2003 asti. Keudan käyttämä FacilityInfo-järjestelmä korvattiin kevään 2017 aikana uudella BEM-Ylläpidolla, joka on osa Buildercomin kehittämää kiinteistön koko elinkaaren tiedonhallinnan käsittävää BEM-palvelukokonaisuutta. Järjestelmän avulla kiinteistöjen vikailmoitukset kulkevat nopeasti verkossa, ja monista eri toimipisteistä tuleva tieto saadaan dokumentoitua kaikkien käyttöön yhteen paikkaan.
Kaikkiaan 12 toimipistettä käsittävässä koulutusorganisaatiossa oli jo 2000-luvun alussa tarve saada hajallaan olevien kiinteistöjen tieto keskitetysti yhteen paikkaan. Samalla haluttiin niin sanottuna hiljaisena tietona kulkenut käyttö- ja korjaushistoria kaikkien tietoa tarvitsevien saataville.
Ensimmäisenä Buildercomin huoltokirjakokonaisuudesta otettiin käyttöön huoltokalenteri ja palvelupyynnöt, myöhemmin myös käyttöpäiväkirja. Uudistus toi mukanaan ajansäästöä niin jokapäiväisessä toiminnassa kuin tulevien tilojen suunnittelussakin. Tänä päivänä FacilityInfo on arkipäiväinen työkalu kiinteistön ylläpidossa. Palvelussa on keskimäärin 500 tapahtumaa kuukaudessa ja palveluun kirjautumisia kertyy 3000 per vuosi.
Eniten palveluista on käytetty vikailmoitusten eli palvelupyyntöjen tekoa. Pyyntöjä tehdään vuodessa noin 400, joten helppokäyttöinen järjestelmä selkeyttää huoltotoimintaa melkoisesti. Lisäksi ahkerassa käytössä on huoltokalenteri, jonka sisältö on räätälöity erikseen jokaiselle Keudan toimipisteelle sopivaksi. Kiinteistöhoitajien muistikirjana toimii huoltokirjakokonaisuuteen kuuluva Käyttöpäiväkirja. Kiinteistöjen kuvat löytyvät kaikki kätevästi huoltokirjan liitteenä olevasta kiinteistöarkistosta.
Järjestelmän piirissä on periaatteessa koko Keudan henkilöstö, aktiivikäyttäjiä ovat luonnollisesti kiinteistönhoitajat. Järjestelmän ansiosta sisäinen informaatio kulkee molempiin suuntiin. Kiinteistönhoitajien puhelin soi nyt vähemmän, ja heillä jää aikaa itse tekemiselle. Kiinteistönhoitajilta erityistä kiitosta saa myös järjestelmän helppokäyttöisyys ja toimintavarmuus; järjestelmän etusivulta näkee suoraan uudet palvelupyynnöt, ja samalla pystyy seuraamaan ja kommentoimaan pyyntöjen edistymistä. Järjestelmä ilmoittaa myös myöhästyneistä tehtävistä.
Pitkän yhteistyöhistorian taustalla molemminpuolinen luottamus
Keudan kiinteistöpäällikkö Vesa Takko on toiminut Buildercomin palveluiden pääkäyttäjänä ja sopimusvastaavana vuodesta 2003 lähtien.
”Yhteistyön tärkein perusta on luottamus, ja Buildercomin kanssa se toimii molempiin suuntiin”, Takko kuvailee Keudan ja Buildercomin yhteistyön pitkää historiaa. ”Yhteistyötä on myös helpottanut se, että molempien yritysten nimetty yhteyshenkilö ja asiasta vastaava henkilöstö on pysynyt pitkälti samana. Tämän päivän työelämässä on erittäin tärkeää, että yrityksillä on pysyviä yhteistyökumppaneita, joiden välillä asiat hoituvat.”
Parhaillaan työn alla on teknologiapäivitys, jossa FacilityInfosta siirrytään uuden BEM-Ylläpidon käyttöön. BEM-Ylläpito kuuluu Buildercomin uuteen kiinteistön koko elinkaaren tiedonhallinnan käsittävään BEM-palvelukokonaisuuteen, joka on kehitetty yhteistyössä Buildercomin asiakkaiden, eli Keudan ja muiden kiinteistönomistajien kanssa. Palvelu on edeltäjäänsä tehokkaampi ja käyttöliittymältään helppokäyttöisempi tiedonhallintajärjestelmä kiinteistöjen hallintaan.
”Teknologiapäivityksen suhteen meillä on hyvä fiilis ja työryhmä ottanut asian hyvin vastaan. Uusi alusta on tarkoitus ottaa käyttöön huhtikuussa ja siihen mennessä siirrellään tietoja vanhasta alustasta uuteen alustaan. Tavoitteena on, että 1.4.2017 meillä olisi uusi palvelu käytössä”, Takko tuumaa.
-Uusi palvelu otettiin ajallaan käyttöön keväällä 2017. Lisätty 15.1.2018.
Haluatko tehostaa kiinteistöjenne ylläpitoa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.
