Oulun seudun koulutuskuntayhtymä on 14 jäsenkunnan muodostama koulutusorganisaatio Pohjois-Pohjanmaalla. Koulutuskuntayhtymä järjestää toisen asteen ammatillista ja ammattikorkeakouluopetusta sekä aikuiskoulutusta. Koulutuskuntayhtymä on opiskelijamäärältään Suomen suurimpia. Se tarjoaa opetusta kaikilla opintoaloilla ilmailua ja merenkulkua lukuun ottamatta. Koulutuspalvelut siirtyivät Oulun seudulla yhdelle ylläpitäjälle jo vuonna 1995. Koulutuskuntayhtymällä on käytössään kiinteistöjä yhteensä noin 250 000 m2, joista noin 200 000 m2 on omassa omistuksessa ja loput vuokratiloja.
Kuntayhtymäpalvelut vastaa yhtymän keskushallintona keskitetysti muun muassa kiinteistöasioista. Kiinteistöpidon vastuu on kiinteistöpalveluilla, jota johtaa kiinteistöjohtaja vs. Marita Rovamo. Hänen vastuullaan on myös koulutuskuntayhtymän rakennuttamistehtävät. Kiinteistöpalveluiden vuosibudjetti on noin 30 M€. Investointiohjelmassa on uusia investointeja ensi vuodelle 13 M€ ja vuodelle 2011 lähes 20 M€. Koulutuskuntayhtymällä ei ole tällä hetkellä riittävää kapasiteettia tarjota opiskelupaikkoja kaikille toisen asteen ammatillista koulutusta hakeville. Ensisijaisia hakijoita on jatkuvasti enemmän kuin opiskelijapaikkoja voidaan tilanpuutteen vuoksi tarjota. Tästä syystä rakentamiseen investoidaan tällä hetkellä paljon, kertoo Marita Rovamo.
Taloussuunnittelija Esa Kemppainen vastaa mm. huoltokirjan ylläpidosta. Oulun kaupunkikohteissa kiinteistönhoito ja siivous on ulkoistettu ja ne ostetaan ostopalveluina. Ympäristökuntien kohteissa on sen sijaan omat kiinteistönhoitajat ja siivoushenkilökunta. Isännöinnin näkökulmasta ongelmana koetaan maantieteellisesti laaja alue, etelästä Raahesta aina Haukiputaalle ja Taivalkoskelle saakka. Haasteelliseksi on koettu myös kiinteistöjen laadun parantaminen, mikä takaisi paremmin terveellisyyden ja turvallisuuden. Kasvavien vuokrahintojen myötä ainoa keino kustannusten hillitsemiseksi on pyrkiä tehostamaan tilojen käyttöä. Samalla joudutaan luopumaan huonoimmista tiloista ja rakentamaan uusia korvaavia tiloja, kertoo Esa Kemppainen.
Buildercomin palvelut tehostavat toimintaa kiinteistöpidossa
Buildercom Oy:n sähköiset kiinteistöpidon palvelut on kiinteistöpalveluilla koettu tärkeiksi työvälineiksi pienellä henkilömäärällä toimittaessa. Netissä toimivat järjestelmät ovat nykyaikaa. Ajatus, että asioita hallitaan internetin yli, on Kemppaisen mukaan tärkeä asia. Työtehtävät helpottuvat kun isännöitsijät pääsevät huoltokohteissa ollessaan kiinni huoltokirjaan tai tarvittaviin suunnitelmiin ja kiinteistön ylläpidon tietoon. Myös tiedon ylläpidon kannalta on tarpeellista, että tieto on kaikkien osapuolten saatavilla.
Kiinteistöpalvelut kilpailuttivat projektipankkipalvelut vuosituhannen vaihteen jälkeen ja on siitä lähtien käyttänyt projektipankkeja hankkeidensa tiedonhallintaan.
Noin kolme vuotta sitten palvelukokonaisuutta laajennettiin koskemaan kokonaisuudessaan Buildercomin ns. kohdepalvelukonseptia, jolloin mukaan tulivat FacilityInfo-huoltokirja, rakennuttamisen kohdepalvelut käyttöarkistoineen sekä projektipankkien päättyessä hankearkistot. Marita Rovamo on siirtynyt jo kokonaan ns. paperittomaan toimistoon. Kaikissa investointeihin liittyvissä kilpailutuksissa on käytössä Buildercomin ProjectInfo-palvelun sähköinen kilpailuttaminen. Jonkin verran on ollut vielä havaittavissa, että tarjoajien puolella ei olla täysin valmiita sähköisen tarjouksen jättämiseen. Kokemukset ovat kuitenkin olleet niin myönteisiä, että valittua toimintatapaa tullaan jatkamaan täysipainoisesti myös tulevaisuudessa. Esimerkiksi suunnittelijakunta on jo tottunut projektipankin käyttöön ja urakoitsijoillekin sähköisen työmaapäiväkirjan käyttö alkaa olla jo arkipäivää.
Buildercom palvelun tarjoajana
Esa Kemppainen kertoo, että yhtenä valintaan vaikuttavana tekijänä oli Buildercomin ohjelmistojen puolueettomuus. Palveluntuottajilla olisi ollut tarjolla nettipohjaisia ohjelmistoja, mutta kiinteistöpalvelut ei halunnut sitoutua keneenkään. Strategisesti on viisaampaa olla itse se taho, joka määrittää mitä tietoa halutaan tallennettavan ja missä muodossa. Näin vastuut ja omistusoikeudet säilyvät omassa kontrollissa. Buildercomin ja Oulun seudun koulutuskuntayhtymän välinen palvelusopimus koko kohdepalvelukonseptista solmittiin tammikuussa 2007. Käytännön tasolla tämä tarkoitti käyttöönoton suunnittelun aloittamista. Liikkeelle lähdettiin siitä, että olemassa olevat huoltokirjaan liittyvät tiedot siirrettiin kiinteistöpalvelujen sisäverkossa toimineesta tietojärjestelmästä Buildercomin FacilityInfoon.
Käyttöönoton vaiheita ja tehtäviä
Käyttöönoton kannalta palvelut jakaantuvat neljään pääosaan: FacilityInfo-huoltokirjaan liittyvät käyttöönoton vaiheet, rakennuttamisen kohde- ja käyttöarkisto, sekä pientöiden tallennus ja rakennushankkeiden dokumentointi hankkeiden aktiivivaiheen aikana.
Huoltokirjan osalta lähdettiin liikkeelle omissa kohteissa palvelupyynnöillä ja huoltokalenterilla. Käyttöarkistoon on viety osassa kohteita arkistoitavaa suunnitelma-aineistoa, mutta varsinaisen pientöiden tallennuksen osalta ollaan vielä kehitysvaiheessa. Rakennushankkeisiin liittyen on päätetty, että jatkossa kaikissa hankkeissa käytetään projektipankkia. Tämä on tuonut jo paljon apua toiminnan systemaattiseen hoitamiseen, kun huomioidaan että palvelupyynnöt välitettiin ennen suoraan keskustelemalla kiinteistönhoitajien kanssa tai puhelimitse.
Seuraava kiinteistönhoidon kilpailutus tullaan suorittamaan FacilityInfon kautta. Palvelukuvaukset on tehtävä kilpailutettavien kohteiden osalta ennen kilpailutusta. Tavoitteena on saada laadittua huolto-ohjelma siten, että huoltotehtävät on sidottu laitetietoihin, jolloin päästään kiinni laitetasoiseen huoltohistoriaan. Muilta osin ylläpidossa olevia kiinteistöjä viedään huoltokirjaan täydellisemmin vain suurten peruskorjausten yhteydessä. Siivouksen osalta on palvelupyyntöjen käyttöönotto todettu erittäin hyväksi, koska siivoussopimuksissa on käytössä sanktiomalli. Myös ns. peruspesujen osalta ollaan laatimassa huolto-ohjelmaa.
Huoltokirja käyttöön myös vuokratilojen ylläpitoon
Uutena ja isona ponnistuksena ollaan käynnistämässä huoltokirjan käyttöönottoa vuokratiloissa, joissa on ylläpitovastuu. Tämä on erityisen tärkeää myös tilojen laadun varmistamiseksi nimenomaan terveellisyyden ja turvallisuuden näkökulmasta. Käyttöönoton kannalta on haasteellista saada palvelun käyttäjiksi uusia isännöitsijöitä ja kiinteistönhoitajia, jotka eivät ole tottuneet vielä sähköisiin järjestelmiin. Yhtenä tehtävänä keskitytään tällä hetkellä energiakatselmusten ja kuntoarvioiden teettämiseen, jotta päästään tekemään kohdekohtaisia kunnossapito-ohjelmia ja PTS-suunnitelmia huoltokirjan kunnossapito-osioon. Myös Buildercomin Terveelliset Tilat -palvelu on todettu tarpeelliseksi ja sen käyttöönottoon liittyvät toimenpiteet tullaan nostamaan mukaan käyttöönoton prioriteettilistalle, kunhan nyt työn alla olevat käyttöönoton asiat saadaan ensin järjestykseen, kertoo Esa Kemppainen.
Kiinteistöpalvelujen organisoituminen tulevaisuudessa on vielä hieman auki. On harkittava, kuinka paljon asioita tullaan tekemään omana työnä ja paljonko ostopalveluina. Sähköistä tiedonhallintaa on tarve laajentaa muun muassa sisäisen vuokrahallinnan puolelle ja avaintenhallintaan.
Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että oikealla tiellä ollaan tiedonhallinnan suhteen, toteaa Kemppainen.
Haluatko tehostaa kiinteistöylläpidon tai rakennusprojektienne hallintaa, tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.
