Yhteinen rakennettu kulttuuriperintömme
Senaatti-kiinteistöt pitää huolta merkittävästä osasta suomalaisten yhteistä kulttuuriperintöä, toimien tiiviissä yhteistyössä Museoviraston kanssa. Senaatin hallinnassa on paljon rakennustaiteellisesti ja kulttuurihistoriallisesti merkittävää rakennuskantaa ja käynnissä on jatkuvasti useita rakennushankkeita, muun muassa keväällä 2022 valmistuva Nykytaiteen museo Kiasman peruskorjaus. Kaikissa rakennushankkeissaan Senaatti hyödyntää Buildercomin projektitiedonhallinnan palveluita. Parhaillaan käynnissä olevia Senaatin hankkeita on Buildercomin järjestelmässä lähes 1800 kappaletta. Kuvassa vuosina 2020-2022 peruskorjattava Nykytaiteen museo Kiasma (kuva: Senaatti-kiinteistöt).
Keskitetyn tiedonhallinnan edut
Yhteistyö Senaatin ja Buildercomin välillä alkoi jo vuonna 2004. Sen myötä alkoi myös kiinteistön elinkaaren kattavan ohjelmistopalvelun kehitystyö, jossa keskeisenä on ajantasaisen tiedon hallinta koko rakennuksen elinkaaren ajan. Nykyinen BEM-nimellä kulkeva järjestelmä on vakiinnuttanut paikkansa osana kotimaista rakennetun ympäristön tiedonhallintaa.
BEM kokoaa yhteen paikkaan kaiken rakennustoiminnan sähköisen dokumentaation rakennuksittain ja hankkeittain. Kun käynnissä on jatkuvasti iso määrä hankkeita, on niiden keskittäminen yhteen järjestelmään monessa mielessä järkevää. Senaatin näkökulmasta keskittäminen tuo etuja muun muassa hankeryhmien koulutuksiin ja ohjeistuksiin sekä kaikkiin kehitysprojekteihin, erityisesti integraatiota vaativiin.
BEM:in pääkäyttäjänä Senaatilla toimiva rakennuttamistiedon erityisasiantuntija Kari Alatalo nostaa esiin muutamia erityisen hyödyllisiä ominaisuuksia järjestelmästä.
”Suuren organisaation pääkäyttäjän roolissa arvostan eniten dynaamista käyttöoikeushallintaa, jolla pystyn järjestämään keskitetysti hyvin tarkkoja automaattisia oletuskäyttöoikeuksia.
Toiseksi tärkein ominaisuus on pankin mallihakemistorakenteen muokkausmahdollisuus, jolla voi hallita ja muokata hakemistoja ja niiden käyttöoikeuksia kaikkiin käynnissä oleviin pankkeihin yhdellä kertaa.
Kolmanneksi voisi mainita koko osajärjestelmän kattavan hakukoneen, jolla voi hakea dokumentteja erittäin monipuolisesti tietämättä etukäteen edes niiden nimiä”, Alatalo summaa.
Aktiivinen ja pitkäjänteinen järjestelmäkehitys
Senaatti kehittää BEM:iä ahkerasti, ja Senaatin tarpeista lähtevää järjestelmän kehitystä onkin tekeillä jatkuvasti.
Senaatin tytärliikelaitoksena toimivan Puolustuskiinteistöjen perustamisen 1.1.2021 jälkeen on edelleen lisätty panostusta tietoturvallisuuteen ja käyttöoikeushallinnan kehittämiseen. Toinen painopiste on helppokäyttöisyyttä ja tehokkuutta lisäävät integraatioprojektit Senaatin rakennuttamisen pääjärjestelmien välillä. Niillä mahdollistetaan käyttäjien ja tietojen siirtyminen järjestelmien välillä suoraan hankkeen sisällä.
Suurin tämänhetkinen kehitysprojekti keskittyy BEM:iin dokumentoidun kohteen hanketietojen automaattiseen kokoamiseen ja rikastamiseen.
”Tavoitteena on koota rakennuksen muutoshistoria yhteen paikkaan siten, että tiedon tarvitsija pystyy helposti suodattamaan siitä vain itseään kiinnostavat hankkeet ja niiden projektipankit. Esimerkiksi hakemalla virastotalon kaikki pankit, joiden hankkeet ovat karttanäkymässä hiiren osoittimen kohdalla ja halutussa kerroksessa”, Alatalo kertoo.
”Sen jälkeen valinnasta voidaan tutkia hankkeiden sanalliset kuvaukset, hankeorganisaatiot, kiinnostavien dokumentaatioiden määrät, vuokralaisasiakas- ja käyttäjätiedot, hankekoot ynnä muut. Tietojen rikastamisessa otetaan luonnollisesti huomioon asiakkaan turvatarpeet ja tietoa karkeutetaan tarpeen mukaan. Rikastettua hanketietoa voivat hyödyntää heti kaikki hankkeiden osapuolet, jotka etsivät lähtötietoja ja taustaa hankkeilleen, mutta erityisesti se on tähdätty hanketietojen ajantasaistajien käyttöön.”
Tietoturvalla keskeinen rooli rakennuttamisessa ja järjestelmäkehityksessä
Tietoturvan merkitystä Senaatin rakennuttamisessa ei voi liikaa korostaa, ja tietoturvan ylläpito ja kehitys ovat myös kiinteä osa BEM-palvelun kehitystyötä. Ohjelmistopalvelun tietoturvaa kehitetään muun muassa käyttämällä Katakri-auditointityökalua, jolla arvioidaan organisaatioiden kykyä suojata viranomaisen salassa pidettävää tietoa.
”Tietoturvan merkitys on aivan olennainen kaikessa Senaatin rakennuttamisessa, ja sen merkitys tuntuu kasvavan entisestään koko ajan. Asiakaskunta vaatii sitä meiltä ja me palveluiden toimittajilta”, Alatalo kertoo.
BEM-palvelu on ollut toistuvasti tietoturva-auditointien kohteena, ja on varmasti tulevaisuudessakin. Tämä varmistaa Buildercomin kehittämien palveluiden korkean tietoturvan niin Senaatilla kuin kaikilla muillakin asiakkailla.
Pitkäjänteisen kehitystyön ytimessä ovat luottamus ja avoimuus sekä kumppanin toimintatapojen tuntemus puolin ja toisin.
”Yhteistyö Buildercomin kanssa on sujunut hyvin. Olen ollut mukana sopimuksen laadinnasta lähtien. Säännöllinen ja avoin ohjaus- ja kehitysryhmätyöskentely on toiminut tärkeänä luottamuksen rakentajana. Pitkään jatkunut yhteistyö on opettanut tuntemaan kumppanin toimintatavat puolin ja toisin. Kehitystyössä on ollut kyse koko ajan yhdessä tekemisestä ja aina pyritty siihen, että molempien osapuolten tavoitteet otetaan huomioon”, Alatalo kuvailee yhteistyön kulmakiviä ja kiittelee hyvin sujunutta yhteistyötä Buildercomin kanssa.
Senaatti-kiinteistöt on valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani, joka rakennuttaa valtionhallinnolle uusia tiloja, peruskorjaa vanhempaa kiinteistökantaa sekä ylläpitää hallinnassaan olevaa kiinteistöomaisuutta. Senaatti-kiinteistöt pitää huolta kulttuurihistoriallisista kohteista sekä kehittää valtion kiinteistövarallisuutta, painopisteenä erityisesti kiinteistöjen peruskorjaukset ja työympäristöjen kehittäminen, vastuullisuus keskiössä. Senaatti-kiinteistöjen hallinnoitavana on noin 9 000 rakennusta, kiinteistöomaisuuden ollessa noin 4 miljardia euroa.
www.senaatti.fi
Haluatko tehostaa rakennusprojektienne tiedonhallintaa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Ota meihin yhteyttä!
