Tietojärjestelmäpäivityksellä tehoa kaupungin kiinteistönpitoon
Äänekosken kaupunki päätti vuonna 2007 ottaa käyttöönsä Buildercomin FacilityInfo-huoltokirjajärjestelmän kaupungin hallinnoimiin kiinteistöihin. Pilvipalveluna toimivan järjestelmän ominaisuuksia ovat mm. kiinteistörekisteri, palvelupyynnöt sekä käyttö- ja huoltotoiminnot. Loppuvuonna 2017 FacilityInfo päätettiin päivittää Buildercomin uuteen BEM-Ylläpitoon, joka on edeltäjäänsä modernimpi ja monipuolisempi tietopalvelu kiinteistöjen hallintaan. BEM-Ylläpito on osa Buildercomin kehittämää kiinteistön koko elinkaaren tiedonhallinnan käsittävää BEM-palvelukokonaisuutta. Vuoden 2018 aikana BEM-palvelun käyttö laajenee Äänekoskella myös kaupungin korjaus- ja rakennushankkeiden tiedonhallintaan.
Äänekoski on noin 20 000 asukkaan kasvava kaupunki Keski-Suomessa Nelostien varressa, noin puolen tunnin ajomatkan päässä Jyväskylästä. Äänekoski on yksi Keski-Suomen alueen merkittävimpiä työllistäjiä, ja kaupungissa toimii useita teollisuusalan suuryrityksiä, mm. Valtra Oy Ab, Metsä Wood Suolahden tehtaat, Metsä Board Oyj, Metsä Fibre Ab, CP Kelco Oy, Meconet Oy. Myös Äänekosken kaupunki on merkittävä työnantaja, kaupungin palveluksessa toimii noin 1 300 henkilöä. (Lähde: Äänekosken kaupungin verkkosivut)
Huoltokirjajärjestelmä kiinteistöylläpidon päivittäisenä työkaluna
Äänekosken kaupunki omistaa reilut sata kiinteistöä, joiden kunnossapidosta vastaa tekninen isännöitsijä Erika Tarvainen. Teknisen isännöitsijän vastuulla on mm. palveluntuottajien ohjaaminen, rakennuskunnossapito, valvonta sekä kiinteistöjen kosteudenhallinta. Erika toimii myös Buildercomin BEM-palvelun pääkäyttäjänä ja oli itse vahvasti mukana uuden teknologian käyttöönotossa Äänekosken kaupungille.
”Kävimme Buildercomin kanssa keskustelua uuteen järjestelmään siirtymisestä, ja päätös lähti oikeastaan omasta kehitysideasta, jonka tavoitteena oli saada yhtenäistettyä ja järkeistettyä kaupungin kiinteistöpuolen toimintaa. Pääkäyttäjänä käytän järjestelmää päivittäin, joten minulle oli todella tärkeää, että järjestelmä palvelee toimintaamme mahdollisimman hyvin”, Erika kuvailee käyttöönoton tavoitteita. Pääkäyttäjänä Erikan tehtäviin kuuluu myös palvelun käytön seuranta ja valvonta.
BEM-Ylläpito on käytössä suurimmassa osassa Äänekosken kaupungin hallinnoimia kiinteistöjä, ja palvelun käyttäjiä ovat kaupunkiorganisaation lisäksi palveluntuottajat, kuten Äänekosken Kiinteistönhoito Oy, huoltomiehet, rakennuspuoli sekä kiinteistöjen käyttäjät eli palvelupyyntöjen tekijät. Erikan mukaan kaupungilla on pyritty siihen, että kaikki palvelupyynnöt tehdään jatkossa BEM-Ylläpitoon intra-linkkien kautta, jolloin huoltomiehet pääsevät sähköisestä järjestelmästä helposti käsiksi pyyntöihin, ja aikaa vievät puhelinrumba ja sähköpostiviestit vähenevät. Palvelun mobiilikäyttöisyys tekee viestinnästä avointa ja helppoa.
Teknologiapäivityksen tavoitteena mahdollisimman hyvin palveleva järjestelmä
Päätös uuden järjestelmän käyttöönotosta tehtiin syksyllä 2017. Mitään tietoja ei siirretty sellaisenaan vanhasta järjestelmästä uuteen, vaan siirron aikana tehtiin jatkuvasti tiedon validointia, ja esimerkiksi huolto-ohjelma tehtiin kokonaan uudestaan. Erika oli palvelun pääkäyttäjänä itse pitkälti vaikuttamassa myös uuden järjestelmän sisältöön.
”Käyttöönotto sujui kokonaisuudessaan hyvin ja yhteistyö Buildercomin kanssa toimi. Ainoaksi haasteeksi muodostui projektille asetetuttu tiukka aikataulu, koska tein itse tosi paljon ja aikaa olisi kaivannut enemmän. Toisaalta se ei tullut yllätyksenä, koska tiedettiin, että kyseessä on iso työ, jotta palvelu saadaan siihen tilaan missä se nyt on, eli mahdollisimman hyvin meitä palveleva järjestelmä.” Erika kuvailee käyttöönoton haasteita.
Uusi järjestelmä otettiin käyttöön helmikuun alussa, jolloin kiinteistöhoito saatiin mukaan palvelun piiriin ja huolto-ohjelmat otettiin käyttöön. Maalikuun alussa käyttöön otettiin myös palvelupyynnöt.
Aikataulussa kuitenkin pysyttiin ja vajaan 70 kiinteistön tiedot saatiin siirrettyä uuteen järjestelmään. ”Isojen massojen siirrossa tulee aina eteen myös sellaisia asioita, joita ei etukäteen ole osattu ennakoida. Maaliskuu on ollut käyttöönottoaikaa, ja huoltomiehet huomaavat pieniä asioita sitä mukaa kun käyttävät palvelua. Näitä pieniä korjauksia kuten linkkien lisäämisiä on sitten tehty jälkeenpäin. Se kuuluu asiaan, kun jotain uutta otetaan käyttöön. Ja onhan tämä ilman muuta myös käyttöönottovaihetta pidempi prosessi, jotta järjestelmä saadaan palvelemaan meitä vielä enemmän ja enemmän.”
Käyttöönoton aikana pidettyjen palavereiden lisäksi apuna projektin aikaisessa viestinnässä toimi Trello-projektiviestintätyökalu, jonka avulla osapuolet näkivät selkeästi missä ollaan menossa ja miten edetään, ja asioiden kommentointi hoitui kätevästi.
Jatkossa myös rakennushankkeet dokumentoidaan BEM-palveluun
Keväästä 2018 alkaen myös kaikki Äänekosken kaupungin uudet rakennushankkeet on tarkoitus dokumentoida BEM-palvelun projektipankkeihin. Huhtikuun alussa suunnitteluun lähtevä Alkulan päiväkodin peruskorjaus tulee olemaan kaupungin ensimmäinen BEM-projektipankkiin dokumentoitava hanke, joka valmistuessaan linkittyy BEM-Ylläpitoon, mahdollistaen kaiken rakennusaikana kertyneen tiedon hyödyntämisen myös kiinteistön käytön aikana.
Erika Tarvainen tulee toiminaan myös yhtenä projektipuolen pääkäyttäjänä Äänekoskella. ”Odotan erityisesti, että kaikki löytyy jatkossa yhdestä paikasta eli BEM-palvelusta. Kokonaispalvelun myötä rakennusprojekti linkittyy valmistuttuaan ylläpitoon ja alkaa elää omaa elämäänsä. Kun kaikki löytyy yhdestä paikasta, ei tarvita tiedon siirtoa eikä asioita tarvitse katsoa monesta eri paikasta – helppoa ja yksinkertaista.” Erika kuvailee kokonaispalvelun tuomia hyötyjä.
Haluatko tehostaa kiinteistöjenne ylläpitoa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Ota meihin yhteyttä!
