Keski-Uudenmaan ammattikoulutuskuntayhtymä hyödyntää FacilityInfoa huoltotoiminnassaan. Vikailmoitukset kulkevat nopeasti verkossa, ja monista eri toimipisteistä tuleva tieto saadaan dokumentoitua kaikkien käyttöön yhteen paikkaan.
Keski-Uudenmaan ammattikoulutuskuntayhtymä, Keuda, on käyttänyt kiinteistönhoidon suunnittelun, valvonnan ja dokumentoinnin työkalua, FacilityInfoa vuodesta 2003 lähtien.
Koulutusorganisaatiossa oli tarve saada hajallaan olevien kiinteistöjen tieto keskitetysti yhteen paikkaan. Samalla haluttiin niin sanottuna hiljaisena tietona kulkenut käyttö- ja korjaushistoria kaikkien saataville.
Uudistuksella etsittiin myös ajansäästöä niin jokapäiväisessä toiminnassa kuin tulevien tilojen suunnittelussa. Aiemmin suunnittelijat olivat joutuneet käyttämään turhaa aikaa ja vaivaa vanhojen dokumenttien etsimiseen.
Buildercomin palvelua on rakennettu pala palalta Keudan tarpeiden mukaan. Tällä hetkellä järjestelmä toimii sekä palautekanvana että arkistoinnin välineenä.
FacilityInfossa on huoltokirja ja -kalenteri, käyttöpäiväkirja sekä kiinteistöarkisto. Tietopankkina toimivavasta huoltokirjasta löytyvät muun muassa kiinteistöjen pääpiirustukset, LVISA-suunnitelmat, materiaalitiedot, huolto-ohjeet ja -historia sekä rakentamisen määräykset.
Periaatteessa järjestelmän piirissä on koko Keudan henkilöstö. Aktiivikäyttäjiä ovat kiinteistönhoitajat.
Eniten palveluista on käytetty vikailmoitusten tekoa, mikä onnistuu suoraan Keudan henkilökunnan intranetin kautta.
”On hyvä, että saamme sisäisen informaation kulkemaan molempiin suuntiin. Kiinteistönhoitajien puhelin soi nyt vähemmän, ja heillä jää aikaa itse tekemiselle”, kiinteistöpäällikkö Vesa Takko Keski-Uudenmaan ammattikoulutusyhtymästä sanoo.
Parhaillaan järjestelmää täydennetään tilakorteilla, joihin tulevat tiedot jokaisesta käytössä olevasta tilasta. Korteista selviää muun muassa tiloissa käytetyt materiaalit ja värit.
Epäilyksistä tyytyväisyyteen
Kokemukset reilu kaksi vuotta käytetystä järjestelmästä ovat Takon mukaan hyvät. Kiinteistönhoitajilla oli aluksi epäilyjä oman työnsä määrän tai valvonnan lisääntymisestä, mutta käyttökokemusten myötä epäilykset ovat karisseeet. Huoltokirja toimii nyt kiinteistönhoitajien muistikirjana.
”Yllättävän hyvin on uudistus otettu vastaan”, Takko miettii.
Kun uusi ajattelumalli on saatu istutettua palvelun käyttäjien arkeen, kiinteistöpäällikkö haluaa kehittää järjestelmää edelleen tulevia vuosia silmällä pitäen. Tieto nyt tehdyistä ratkaisuista halutaan jättää seuraavan henkilökuntapolven käyttöön.
”Kirjaamme nykyään uusien hankkeiden urakkaohjelmaan, että kaikki tiedot on vietävä sähköisesti huoltokirjaan”, Takko kertoo.
Julkaistu BuilderNewsin numerossa 1/2005.
