LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy tuottaa kiinteistösijoitus- ja kiinteistöjohtamispalveluja isoille kiinteistöomistajille.Yrityksen tavoitteena on tehdä hyvästä parasta kiinteistöliiketoiminnassa ja sille edellytykset luovat Kiinteistövarainhoidon asiantuntemus, taustat sekä kunnossa olevat kumppanuudet ja kustannustehokas, läpinäkyvä tapa toimia. LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy:llä on kiinteistökantaa yhteensä noin 2 900 M€:n arvosta asiakkaiden salkuissa. Salkkujen hoidossa ja arvon kasvattamisessa Buildercomin niin kutsuttu kohdepalvelu on isona apuna.
Kiinteistövarainhoidossa työskentelee 45 henkeä, joista yksi on kehityspäällikkö Erja Graae. Erjan tehtäviin kuuluu muun muassa Kiinteistövarainhoidon palveluiden myyminen organisaation sisällä ja järjestelmähankkeista vastaaminen sekä innovointi. Hänellä on pitkä kokemus LähiTapiolassa työskentelystä, joten Kiinteistövarainhoidon erityistarpeet järjestelmähankintojen osalta ovat hänelle tuttuja.
Tietojärjestelmän hankinta
LähiTapiolan Kiinteistövarainhoito on ulkoistanut osan toiminnoistaan, kuten asuntovuokrauksen, isännöinnin ja toimitilaisännöinnin. Salkunhoitajat toimivat kuitenkin aina Kiinteistövarainhoidon alla, ja se ohjaa ja valvoo toimintaa. Hankittavalta kiinteistötietojärjestelmältä edellytettiinkin, että sen avulla myös ulkoistetuilla toimijoilla on koko ajan pääsy kiinteistöjen tietoihin, mutta toiminnan ohjaus säilyy LähiTapiolalla. Buildercomin palvelun avulla tämä onnistuu, koska palvelusta näkee, kuka on tehnyt järjestelmässä ja mitä. Tiedot voi tarkistaa omalta työpisteeltä mistä vain, milloin vain.
Erja Graaen mukaan juuri tiedon jakaminen oli ratkaisevaa järjestelmää hankittaessa. Kiinteistövarainhoito teki kartoituksen tarjolla olevista kiinteistötietojärjestelmistä ja heillä oli kokemuksia yhdestä järjestelmästä. Sen takia heille olikin selvää, mitä kaikkea uudelta järjestelmältä vaadittiin. Kiinteistövarainhoidon oman väen taholta tuli myös selkeä viesti siitä, että jo pitkään käytössä ollut Buildercomin projektipankki helpotti arkea ja sen hyödyt oli jo sisäistetty. Erja kertookin, että: ”Käyttäjien kokemukset Buildercomin projektipankista ovat olleet niin hyvät, että sen perusteella halusimme selvittää tarkemmin, mitä sen jatke Kohdepalvelu on. Yhtenä tavoitteista oli valita toimiva järjestelmä liiketoimintamme tueksi pitkälle tulevaisuuteen ja toki myös samalla hyödyntää projektipankin data tuotantokäyttöön. Tuntui siis luontevalta selvittää, onko isoissa rakennuttamisen hankkeissa käytössä olleen projektipankin jatke – kohdepalvelu – järkevä ja toimiva ratkaisu!”
Yhteistyöllä onnistumiseen
LähiTapiolalla on ennestään kokemuksia yhteistyöstä Buildercomin kanssa monien rakennuttamisen hankkeiden kautta, joten Kiinteistövarainhoidonkin oli helppo olla varma siitä, että asiat viedään loppuun asti hyvässä hengessä ja yhteistyössä. Erityisen tärkeänä pidettiin sitä, että palvelu voidaan sovittaa LähiTapiolan ympäristöön ja saada vastamaan organisaation tarpeita. Käyttöönottoprosessi suunniteltiin huolellisesti ja siitä tehtiin projektisuunnitelma tavoitteena järjestelmän ketterä käyttöönotto.
Käyttöönotossa haastavinta oli konversio vanhan ja uuden järjestelmän välillä, koska manuaalista tiedon tallentamista haluttiin välttää. Konversio onnistui kuitenkin hyvin, koska se oli huolellisesti suunniteltu. Lisäksi Erja toteaa, että: ”Yhteistyötä avitti Buildercomin asiakaspalveluhenkisyys ja asiakkaan kuuleminen sekä toimittajan ongelmanratkaisutaidot.” Niin LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon sopimukseen kuin Buildercomin toimintaan muutenkin kuuluu säännölliset tapaamiset asiakkaan kanssa, jotta voidaan varmistua siitä, että suunnitelmien mukaiset tavoitteet saavutetaan ja asiakkaan tarpeet kuullaan ja huomioidaan.
Hyödyt
Erja kertoo, että Kiinteistövarainhoidolla Buildercomin kohdepalvelu on lisännyt merkittävästi tehoja tietojen löytämisessä ja sitä kautta säästänyt huomattavasti aikaa. Myös tietoturva on parantunut, koska tiedot ovat koko ajan keskitetysti yhdessä tietoturvallisessa paikassa esimerkiksi palo-, vesi- ja murtovahinkojen varalta. Tietojen tallennusvastuu on nyt jakautunut ympäri organisaatiota sekä erilaisille kumppaneille, ja ajantasaiset tiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien saatavilla välittömästi.
Tiedon jakamisen lisäksi myös työn seuranta on järjestelmän myötä parantunut. Kumppanuuksien ja eri sidosryhmien johtamisessa on saatu Erjan mukaan merkittäviä hyötyjä, koska järjestelmän kautta Kiinteistövarainhoito voi seurata sitä, ovatko asiat tehty ja dokumentoitu sovitusti. Kumppanuuksien mukaantulo järjestelmään on mahdollistettu erilaisten roolien ja ohjeistuksien kautta ja dokumentaatioon liittyvien tehtävien vastuut ovat sitäkin kautta jakaantuneet ja helpottuneet. Nyt dokumenteille on vain yksi paikka ja samat säännöt tietojen tallennuksesta pätevät kaikille. Tavoitteena järjestelmähankinnassa oli saada kaikki kiinteistötiedot reaaliaikaisesti kaikkien niitä tarvitsevien saataville, ja siinä onnistuttiin.
Haasteet
Kiinteistövarainhoidolla käyttöönotto sujui suunnitelman mukaan, mutta uusien toimintatapojen jalkauttaminen vaati ja vaatii jatkossakin ponnisteluja onnistuakseen. Järjestelmän käyttäminen totuttujen prosessien tukena uudella tavalla on avannut silmät sille, että päivittäisessä työssä vakiintuneiden prosessien muuttaminen on hidasta. Erja kiteyttääkin, että: ”kaikkea ei voi viedä läpi ketterästi ja heti”. Kiinteistövarainhoidolla jalkauttamiseen varauduttiin laatimalla järjestelmän käytöstä selkeät, mutta joustavat ohjeet. Erja muistuttaa, että ”Vaikka ohjeet olisivat kuinka hyvät, niiden sisäistämiseen kannattaa panostaa ja varata oikeat resurssit. Ihmisiä ei myöskään saa tukahduttaa liian tarkoilla ohjeilla.”
Näiden vinkkien lisäksi järjestelmältä kannattaa vaatia joustavuutta. LähiTapiola, kuten moni muukin organisaatio, elää nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä, jossa prosessit ovat jatkuvia. Siksi tietojärjestelmien pitää myös olla joustavia ja muuntautumiskykyisiä muutosten mukana. Buildercom on tässä tullut hyvin vastaan tarjoamalla Kiinteistövarainhoidollekin uusia järjestelmän käyttömahdollisuuksia – välillä niinkin runsaasti, ettei kaikkea tahtotilasta huolimatta voida toteuttaa.
Missä mennään nyt?
Käsitteestä KKP on tullut jo arkipäivää Kiinteistövarainhoidolla. Työpisteestä toiseen huudettuun kysymykseen ”Missä se tiedosto on?” vastaus on nykyään aina ”Katso kohdepalvelusta!”. Järjestelmän käyttäjät ovat huomanneet sen hyödyt – sieltä todellakin löytää etsimänsä olipa sitten Oulussa tai Espoossa, Erja kertoo. Tiedostoja haetaan järjestelmästä jatkuvasti ja uusia viedään sinne päivittäin. Uusille käyttäjille, kuten urakoitsijoille ja suunnittelijoille, pyydetään tiuhaan määräaikaisia käyttöoikeuksia, jotta tiedot ovat ajan tasalla ja saatavilla. Näin mahdollistetaan pienten ja suurten korjaus- ja muutostyöhankkeiden dokumentaation jakelu ja päivitettyjen versioiden palautus taas takaisin järjestelmään.
Tulevaisuudessa Erja uskoo, että asiakkaiden vaatimukset tietojen saatavuuden ja siirrettävyyden suhteen kasvavat. Tällöin sekä Kiinteistövarainhoidon organisaation että sen käyttämien tietojärjestelmien on oltava muuntautumiskykyisiä. Suunnitteilla onkin parhaillaan useita integraatioita esimerkiksi LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon masterjärjestelmään, KoKi Kiinteistönpidonjärjestelmään ja CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmään. Muutosratkaisuja mietitään kuitenkin aina yhteistyössä tilaajan ja tarjoajan kanssa ja ratkaisut ovat tähän mennessä aina löytyneet. ”Ja löytyvät jatkossakin”, Erja täsmentää.
Haluatko tehostaa kiinteistöjenne ylläpitoa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.
