Akaan kaupunki syntyi vuoden 2007 alussa, kun Toijalan kaupunki ja Viialan kunta yhdistyivät. Kylmäkosken liityttyä Akaaseen vuoden 2011 alusta kaupungissa asuu jo yli 17 000 asukasta. Tonttikauppa ja rakentaminen käyvät vilkkaana. Akaan kaupungin teknisessä toimessa onkin oma-aloitteisesti haluttu kehittää kiinteistöylläpitoa, ja avuksi on hankittu Buildercomin palveluja.
Rakennusinsinööri Jaakko Parviainen ja kiinteistönhoidon työnjohtotehtäviä hoitava Kari Kairenius ovat vastuuhenkilöitä Akaan kaupungin tilapalveluissa, ja siten läheisiä yhteistyökumppaneita myös Buildercomille. Buildercomin toimintamalliin kuuluu, että jokaisella asiakkaalla on asiakasvastuuhenkilö, jonka tehtävänä on toimia yhteyshenkilönä asiakkaaseen päin. Säännöllisellä yhteydenpidolla varmistetaan, että asiakas saa hyötyjä hankkimastaan tietojärjestelmästä. Akaan asiakasvastuuhenkilönä on toiminut yhteistyön alusta asti Tuomas Vahtera.
Tiimityöskentelyä kiinteistönhoidossa
Buildercomin huoltokirjajärjestelmän, FacilityInfon, käyttöönotto ajoittui luontevasti samaan aikaan kuntaliitoksen kanssa. Parviaisen mukaan silloin, kun isoja asioita tapahtuu, on hyvä aika tehdä muutoksia myös vanhoihin toimintatapoihin. Kuntaliitoksen myötä huomattiin esimerkiksi se, että Viialan ja Toijalan kuntien toimintatavat poikkesivat toisistaan. Yhdistämällä erilaisten toimintatapojen parhaimmat käytänteet tiimityöskentelyyn uudet akaalaiset saivat myös kiinteistönhoitoon lisää tehokkuutta.
Pari vuotta sitten kiinteistönhoidossa otettiin uudeksi toimintamalliksi kahden hengen tiimeissä työskentely. Kaupungin omistuksessa olevat kiinteistöt on jaettu viiteen kiinteistönhoitoalueeseen ja kutakin aluetta hoitaa yksi tiimipari. Tiimin kokoonpano vaihtuu kuukausittain ja kukin kiinteistönhoitaja pysyy samalla kiinteistönhoitoalueella kaksi kuukautta. Työnkierron ansiosta kiinteistönhoitajat kiinnittävät paremmin huomiota ”uusiin” kohteisiin, jolloin kiinteistöt saavat parempaa ja tasapuolisempaa kohtelua. Parviainen kertookin, että kiinteistönhoitajien arkeen on tullut toimintamallin myötä tervetullutta vaihtelua ja lisää mielekkyyttä. Hiljainen tieto siirtyy myös paremmin työntekijöiden välillä, kun työtä tehdään yhteistyössä.
Tilojen loppukäyttäjät mukana huoltokirjajärjestelmän käytössä
Nykypäivään kuuluu tilojen loppukäyttäjiltä tulevien palvelupyyntöjen sähköinen käsittely. Huoltokirjajärjestelmän palvelupyynnöt-toiminnolla kiinteistön loppukäyttäjä pystyy tekemään yhteydenottopyyntöjä sekä vikailmoituksia Internetin välityksellä. Näin kiinteistökohtaiset palvelupyynnöt voidaan vastaanottaa keskitetysti ja myös tiedonkulku takaisin loppukäyttäjälle paranee järjestelmän automaattikuittausten ansiosta. Toiminto edesauttaa työn suunnittelua sekä mahdollistaa selkeän raportoinnin ja seurannan.
Tyypillinen tapaus kiinteistönhoitajalle oli aiemmin se, että mennessään kiinteistöön suorittamaan tiettyä tehtävää jo ennen sen valmiiksi saamista hihasta oli ehditty käydä nykimässä muutamaan otteeseen uusien töiden tiimoilta. Lopulta vain viimeinen asia jäi mieleen, ja alkuperäinenkin tehtävä saattoi jäädä hoitamatta. Huoltokirjajärjestelmän käytön myötä tällaista ei enää pääse tapahtumaan, sillä järjestelmään kirjataan kaikki palvelupyynnöt sähköisesti ja ne kuitataan sitä kautta suoritetuksi. Kiinteistönhoitaja voi helposti seurata työtehtäviään suoraan palvelusta, jolloin työaika kuluu puhelimeen vastaamisen sijasta vain olennaiseen.
Uusien toimintatapojen omaksumista
Palvelun onnistunut käyttöönotto turvattiin suunnittelemalla yhdessä akaalaisten ja Buildercomin kanssa koulutukset, joihin osallistui niin huoltomiehiä, suunnittelijoita kuin kiinteistön käyttäjiäkin. Viiden koulutuskerran myötä kaikille oli selvää, kuinka tärkeä ja työtä helpottava väline FacilityInfo on. Tämän jälkeen käyttäjätkin olivat motivoituneita sen hyödyntämiseen.
Alkuvaiheessa huolenaiheena oli kuitenkin, alkaako järjestelmän käytön myötä kiinteistöhoitajien riesaksi tulla paljon turhia ilmoituksia. Kiinteistönhoitajat olivat muutenkin kiireisiä, joten jos kiinteistön käyttäjät alkaisivat käyttää palvelupyyntömahdollisuutta väärin, työ ei helpottuisikaan. Lisäksi uusiin toimintatapoihin ja järjestelmiin siirryttäessä ongelmalliseksi koettiin käyttäjien taipumus sähköisistä palvelupyynnöistä huolimatta tehdä pyyntöjä muita reittejä pitkin. Kiinteistönhoitajien puolelta ongelmana oli palvelupyyntöjen kuittaaminen ennenaikaisesti. Näitä ongelmakohtia Akaalla lähdettiin korjaamaan ohjeistamalla sekä kiinteistönkäyttäjiä että –hoitajia säännöllisesti.
Kuinka ongelmat ratkesivat?
Aluksi huoltokirjajärjestelmään jaettiin tunnuksia vain tietyille henkilöille ja tästä syystä kaikki palvelupyynnöt eivät heti tulleet huoltokirjan kautta. Palvelupyyntöjä tehtiin edelleen vanhaan malliin paperilappuversioina, jolloin palvelupyyntö useasti olikin jo tehty ennen kuin se ilmestyi huoltokirjaan. Tunnuksien määrän huomattava lisääminen käyttäjille on lähes kokonaan poistanut ongelman. Myöhemmin Akaalla huomattiin, ettei syyllinen aina ollut kiinteistön käyttäjä, vaan joukossa oli myös muutama vanhoihin tapoihin jämähtänyt kiinteistönhoitaja.
Kiinteistön käyttäjien yhteyshenkilöiden lisääminen ei ole aiheuttanut ollenkaan turhia palvelupyyntöjä, joten Parviainen ja Kairenius eivät ole kokeneet tarpeelliseksi rajoittaa yhteyshenkilöiden lisäyksiä enää. Pieneksi haitaksi on heidän mukaansa koettu se, että henkilökunnan vaihtuvuuden vuoksi aina ei ole tietoa siitä, onko huoltokirjajärjestelmään vanhoja oikeuksia. Kiinteistönhoitajien puolella ongelmakohdat pyritään pitämään kunnossa jatkuvalla opetuksella: FacilityInfo on nyt kuukausipalavereiden ainut joka kuukautinen aihe ja tulee olemaan vielä tulevaisuudessakin.
Kuten aiemmassa mainittiin, kuukausittaisissa kiinteistöhuollon palavereissa FacilityInfo-huoltokirjajärjestelmä tuleekin jatkuvasti esille, ja silloin on ollut hyvä tilaisuus ottaa parannuskohteet puheeksi. Lähtökohtana olisikin, että FacilityInfo olisi kiinteistönhoitajien työkalupakki, joka päivän aluksi avataan ja se kertoo palvelupyyntöjen lisäksi, mitä huoltoja on päivän ohjelmassa. Ennakkohuolto-ohjelmien ulkopuoliset tapahtumat, havaintojen mukaan korjatut asiat tai puutteet voidaan vastaavasti merkitä kiinteistön käyttöpäiväkirjaan. Näin pienet eivätkä suuret asiat pääse unohtumaan, ja ne ovat aina tallessa järjestelmässä myöhempää tarkastelua varten.
Vinkit muille
Muille järjestelmän käyttöä harkitseville Parviainen suosittelee kiinteistömassan jakamista tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin kohteisiin, jolloin ennakoivaa huoltokalenteria voidaan käyttää isommissa kohteissa ja käyttöpäiväkirjaa puolestaan pienemmissä. Riittävä määrä palvelupyyntöjen yhteyshenkilöitä on Parviaisen mukaan välttämätöntä, jotta homma toimii kunnolla. Parviaisen ja Kaireniuksen mielestä ensimmäisenä järjestelmän käyttäjiksi tulee kouluttaa huoltohenkilökunta, jonka jälkeen kiinteistöjen loppukäyttäjät, joihin kuuluvat mm. koulujen rehtorit ja opettajat.
Tänä päivänä niin huoltokalenteri, käyttöpäiväkirja kuin palvelupyynnötkin ovat Akaalla vakiintuneessa käytössä ja osana kiinteistönhoidon jokapäiväisiä rutiineja. Kiinteistönhoidon lisäksi myös puhtaanapidossa järjestelmä on otettu omakseen ja siivoojat ovatkin huomanneet huoltokirjajärjestelmän helpottavan omaa työtään. Esimerkiksi siivoustyönjohtaja käyttää järjestelmästä saatavia tietoja hyödykseen omissa siivoustyön mitoituksissaan. Seuraavaksi suunnitelmissa on hyödyntää FacilityInfoa suursiivouksien ja työajanseurannan järjestämisessä.
Haastattelun lopussa Parviainen ja Kairenius toteavat suosittelevansa yhteistyötä Buildercomin kanssa mielellään!
Julkaistu BuilderNewsissä 2013.
Haluatko tehostaa kiinteistöjenne ylläpitoa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.