Riihimäen terveyskeskuksessa oli selkeä käytännön tarve saada kaikki terveyskeskuksen lääkintälaitteet atk-pohjaiseen rekisteriin. Näin niiden huoltaminen muuttui systemaattiseksi ja viankorjaustiedot ja toimenpiteet saatiin järjestelmään talteen myöhempää tarkastelua varten. Järjestelmää valitessa tärkeänä kriteerinä oli sen soveltuminen myöhemmin myös kaiken muun laitteiston hallintaan. Buildercomin FacilityInfo osoittautui riihimäkeläisille parhaimmaksi vaihtoehdoksi tähän tarkoitukseen.
Myös Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä havahduttiin samaan asiaan jokin aika sitten. Tällä hetkellä sekä Riihimäellä että Ylä-Savossa FacilityInfo on päivittäinen työkalu niin lääkintälaitteiden kuin muunkin kaluston asianmukaisessa ylläpidossa. Myös 1.7.2010 voimaantullut laki terveydenhuollon laitteista ja vaatimuksista velvoitti kuntayhtymät ylläpitämään laiterekistereitään systemaattisesti.
Ennen saatettiin vain soittaa huoltomiehelle tai käytävällä huikata, että jotain tehtävää olisi. Käyttäjät eivät kuitenkaan tällöin saaneet tietoa siitä, onko homma muistettu hoitaa tai mitä korjatulle laitteelle on tehty. Tärkeintä kuitenkin on, että lakisääteiset velvoitteet tulee hoidettua ja tilojen asiakkaat – potilaat, saavat laadukasta hoitoa turvallisissa tiloissa ja hyvin huolletuilla laitteilla. Nyt myös osastohenkilökunnalla on reaaliaikaisesti ja läpinäkyvästi tieto laitteista ja niille tehdyistä huolloista.
Huoltokirja taipuu moneen
Sähköinen huoltokirja, tässä tapauksessa Buildercomin FacilityInfo, toimii myös lakisääteisen velvoitteen puitteissa. Koska ammattimaisen lääkintälaitteiden käyttäjän tulee pitää luetteloa käytössään olevista tai muuten hallinnassaan olevista laitteista ja tarvikkeista, FacilityInfo on räätälöity terveyskeskuksien käyttöön sopivaksi.
ATK-pohjainen lääkintälaiterekisteri mahdollistaa sen, että laitteiden huollot tulee tehtyä systemaattisesti ja viankorjauksista aiheutuneet toimenpiteet kirjataan talteen. Samat tarpeet ovat olemassa myös kaikella muulla kiinteistöissä olevalla laitteistolla, ja tavoitteeksi esimerkiksi Riihimäellä asetettiinkin, että yhdellä ohjelmalla tulisi voida hallita kaikkea laitteistoa.
Kun kaikki tiedot ovat keskitetysti Internet-pohjaisessa järjestelmässä, sieltä on mahdollista tehdä muun muassa monipuolisia vikahistoriahakuja ja raportit ovat luettavissa mistä tahansa paikasta, millä tahansa laitteella, jolla pääsee verkkoon.
Lääkintälaitteet huoltokirjassa
Jokainen terveyskeskuksen laite on tallennettu huoltokirjajärjestelmään omana yksilönään ja laitteille tehdään järjestelmän kautta omat määräaikaishuolto-ohjelmat. Kun huoltotoimenpiteet on kirjattu ns. palvelupaketteina järjestelmään, ne muistuttavat huollon tekijää oikeana ajankohtana suoritettavasta huoltotehtävästä.
Näin järjestelmän avulla voidaan varmistaa tilojen ja laitteiden luotettava toiminta, ja inhimillisten virheiden määrä vähenee. Huoltotiedot eivät enää ole vain yhden tai kahden huoltomiehen päässä, vaan kaikki oleellinen info löytyy järjestelmästä ja huollon voi suorittaa samoilla tiedoilla, vaikkei tietty henkilö olisikaan paikalla.
Koska Ylä-Savon SOTE koostuu useasta eri kunnasta, on järjestelmän käyttöönottoon ja tiedottamiseen panostettava erityisen huolella. Esimerkiksi Ylä-Savossa järjestettiin käyttökoulutusta edellisen kerran keväällä 2013. Jatkokoulutusta on luvassa syksyllä, jotta kaikki järjestelmää käyttävät tulevat sinuiksi sen kanssa – myös pienemmissä kunnissa. ”Hyvä tiedottaminen varmistaa, että kaikki ovat valmiita uuden järjestelmän käyttöön”, sanoo Veikko Honkanen, huoltopäällikkö.
Rekisterin tekemiseen kannattaa panostaa
Laitetiedot löytyvät järjestelmästä helposti, kun rekisterin tekemiseen on maltettu panostaa käyttöönottovaiheessa. Esimerkiksi kustannuspaikka- ja osastotiedot on tärkeää merkitä laitteille, jotta tiedot kohdistuvat oikeaan paikkaan. ”Sote-kuntayhtymien laitteet ovat hajallaan ympäri useita kuntia, ja samannimisiä osastojakin saattaa olla, joten huolelliset merkinnät säästävät turhilta etsintäreissuilta”, selventää Veikko Honkanen Ylä-Savon sotesta. Ylä-Savossa lääkintälaiterekisterin ajantasaisuus on varmistettu siten, että heillä on nimetty vastuuhenkilö ylläpitämässä rekisterin tietoja.
Rekisterin ylläpito vaatii tekemistä myös järjestelmän toimittajalta. Buildercom vastaa puolestaan siitä, että järjestelmää kehitetään edelleen asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Ylä-Savon sotessa onkin jo käyttöönottovaiheessa kiinnitetty huomiota esimerkiksi palvelupyyntöjen teon vaivattomuuteen ja tästä annettiin palautetta Buildercomille. Tähän saatiin ratkaisu edellisessä FacilityInfon versiopäivityksessä.
Miksi juuri FacilityInfo?
”FacilityInfo on monipuolinen ja muokattavissa juuri meidän tarpeita vastaavaksi”, kertovat Linnavuori ja Heinonen Riihimäeltä. ”FacilityInfo soveltuu minkä tahansa systemaattista ja laadukasta ylläpitoa vaativien laitteiden huolto-ohjelmaksi. FacilityInfo on toteutettu Internet-pohjaisena palveluna, eikä se vaadi paikallista IT-tukea.”
FacilityInfon käyttöönotto on vielä Ylä-Savossa kesken, mutta yhteistyöhön Buildercomin kanssa on oltu tyytyväisiä niin siellä kuin Riihimäelläkin. Koulutusta on järjestetty aina tarpeen mukaan ja tullaan järjestämään vielä jatkossakin. Hyvänä Honkanen pitää erityisesti sitä, että Buildercom on valmis ottamaan vastaan myös kehitysideoita ja tekemään parannuksia järjestelmään asiakaslähtöisesti. ”Näin on jo tehtykin”, toteaa Honkanen tyytyväisenä.
Haluatko tehostaa kiinteistöjenne ylläpitoa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.