Viitasaarella ja Pihtiputaalla palvelupyynnöt sähköisesti haltuun
Viitasaarella ja Pihtiputaalla tehdään yhteistyötä yli kuntarajojen monessakin asiassa ja yksi niistä on kiinteistöjen ylläpito. Kaupungilla ja kunnalla on niin ikään yhteinen kiinteistöpäällikkö, Kari Liimatainen. Vuoden 2012 keväällä tehtiin päätös, että käyttöön otetaan sähköinen huoltokirja. Hankinnan tärkeimpänä tavoitteena oli kiinteistöhuollon toiminnan tehostaminen.
Suurimmaksi haasteeksi kiinteistöjen ylläpidossa koettiin kiinteistönhoitajien arjessa palvelupyyntöjen hallinta. Palvelupyyntöjä tuli kiinteistönhoitajille jatkuvasti eri kanavia pitkin, ja sen takia omien töiden suunnittelu ja aikatauluttaminen oli hankalaa. Sähköisen huoltokirjan, Buildercomin FacilityInfon käyttöönoton jälkeen asia saatiin kuitenkin ratkaistua tehokkaasti.
FacilityInfon avulla kaikki palvelupyynnöt tehdään nykyään sähköisesti internetin kautta. Sekä Pihtiputaalla että Viitasaarella palvelupyyntöjen teko onnistuu kunnan/kaupungin julkisten verkkosivujen kautta. Käytännössä kaikki kiinteistöjen tilojen käyttäjät voivat nyt tehdä vikailmoituksen ilman mitään tunnuksia suoraan verkosta kiinteistöhuollolle. Samalla kiinteistöistä poistettiin niin sanotut vikavihkot, joten kaikkien ”ei-kiireellisten” palvelupyyntöjen jättökanavaksi jäivät verkkosivut. Lisäksi käytössä on sähköinen huoltokalenteri, jonka käyttö on muuttanut toimintaa järjestelmällisemmäksi. ”Esimerkiksi isompien huoltotöiden aikatauluttaminen on nyt helpompaa, koska toimintaa on mahdollista suunnitella paremmin huoltokalenterin avulla”, kertoo viitasaarelainen työnjohtaja Juho Tenhunen.
Konkreettisia tuloksia oli nopeasti nähtävissä toimintatavan muutoksessa. Sähköinen huoltokirja on nyt ollut arkipäivää reilun kahden vuoden ajan ja palvelupyyntöjä tulee järjestelmän läpi yli 100 kappaletta kuukausittain. Tavoitteena olleeseen toiminnan tehostamiseen on päästy hyvin, eikä vikavihkoja ikävöidä.
Suurimpana etuna on se, että kiinteistönhoitajilta säästyy selkeästi työaikaa, kun kaikki palvelupyynnöt ovat kootusti yhdessä palvelussa. ”Enää kiinteistönhoitajien ei tarvitse liikkua kohteelta toiselle pyyntöjä keräämään tai käyttää aikaa puhelimessa pyyntöjen vastaanottamiseen ja kirjaamiseen – nyt samassa työajassa saa enemmän pyyntöjä toteutetuksi”, toteaa Juho Tenhunen. FacilityInfon raportointiominaisuuksien ansiosta on myös mahdollista seurata, mistä kiinteistöistä tulee eniten palvelupyyntöjä sekä millaiset pyynnöt ovat työläimpiä. Se puolestaan edesauttaa töiden suunnittelua. ”Olemme myös ottaneet käyttöön tabletteja ja isonäyttöisiä älypuhelimia, jotta tehdyt työt voidaan nopeasti kuitata järjestelmään suoraan kohteessa. Tämä on ollut hyvä toimintatapa”, lisää Tenhunen.
Haluatko tehostaa kiinteistöjenne ylläpitoa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Jätä meille viesti, niin olemme sinuun pian yhteydessä.