Sisäilman laatu on yksi oleellisimpia asioita kiinteistön käyttäjien hyvinvoinnin kannalta. Hyvä sisäilma paitsi parantaa viihtyvyyttä myös lisää tuottavuutta ja oppimista. Koulutuskeskus Salpaus hallinnoi noin 120 000 neliötä pääasiassa opetuskäytössä olevia tiloja Päijät-Hämeen alueella. Vuosi sitten Salpaus valitsi Buildercomin kehittämän BEM-järjestelmän Tutkimukset ja katselmukset -osion kiinteistöjensä sisäilmaprosessien hallinnan tueksi. Työkalun avulla dokumentoidaan kaikki kiinteistöön liittyvät (sisäilmasto-olosuhteiden) tutkimukset, ja jaetaan tieto sitä tarvitseville tahoille. Havainnoista on helppo käynnistää tarvittavat kunnossapitotoimenpiteet ja palvelupyynnöt BEM-tietojärjestelmässä, jolloin kaikki toimenpiteet arkistoituvat samalla arvokkaaksi historiatiedoksi kiinteistön huoltokirjaan. Kuva: Koulutuskeskus Salpaus, Vipusenkadun kampus.
BEM toimii sisäilmatyöryhmän työkaluna
Koulutuskeskus Salpaus on jo useita vuosia hyödyntänyt Buildercomin projektipankkeja rakennusprojekteissaan sekä sähköistä huoltokirjaa kiinteistöjensä ylläpidossa. Vuosi sitten yhteistyö laajeni, kun Buildercomin järjestelmä otettiin helpottamaan myös sisäilmaprosessien hallintaa. Aiemmin Salpauksen sisäilmahaittailmoituksista pidettiin yllä Exceliä, joten uuden järjestelmän tavoitteena oli helpottaa ja selkeyttää sisäilmahaittailmoitusten seurantaa niin, että jokaisella asianosaisella on pääsy järjestelmään täydentämään tietoja ja seuraamaan reaaliajassa ilmoitusten käsittelyä.
”Meille on tärkeää, että havaintojen selkeät käsittely-, aloitus- ja lopetusajankohdat ovat tiedossa ja että kiinteistökohtaisiin ilmoituksiin pystytään palaamaan myös jälkikäteen. Excelissä virheen mahdollisuus on myös aina suurempi, eikä seuranta ole niin ammattimaista, kuin mitä nykyinen internetpohjainen järjestelmä mahdollistaa”, Salpauksen tilapalvelupäällikkö ja sisäilmatyöryhmän puheenjohtaja Ville Rainisto kuvailee järjestelmähankinnan tavoitteita.
Salpauksen sisäilma-asioista vastaa kuukausittain kokoontuva eri alojen asiantuntijoista koostuva sisäilmatyöryhmä, jossa on mukana siivouksen, kiinteistöhuollon ja kunnossapidon asiantuntijat sekä opiskelijaterveydenhuollon yhteyshenkilö, työterveyden lääkäri ja työsuojeluvaltuutettu. Sisäilma-asioihin liittyy paljon viranomaisasioita, joten mukana työryhmässä on lisäksi lainsäädännön tunteva ulkoinen sisäilma-asiantuntija.
Käytännössä uudesta sisäilmahaittailmoituksesta tulee järjestelmän kautta sähköpostitse tiedote kaikille sisäilmatyöryhmän jäsenille, ja sen pohjalta nimetty työryhmän yhteyshenkilö kirjaa tiedot BEM:in tutkimukset-osioon, jonne asian käsittelijä täydentää tehtäviä toimenpiteitä ja liitteitä. ”BEM-järjestelmä toimii nimenomaan työkaluna sisäilmatyöryhmän jäsenille, joilla on kaikilla pääsy Tutkimukset-osioon. Hyötyjiä ovat kuitenkin kaikki salpauslaiset”, Rainisto kertoo. Järjestelmässä olevien tietojen pohjalta voidaan lopuksi laatia ilmoituksen tekijälle yhteenveto tehdyistä toimenpiteistä.
Internetpohjainen järjestelmä on tehostanut sisäilmaprosessia ja informaation kulkua
Sisäilma-asiat ovat monen eri osapuolen yhteisiä, joten toimivalla viestinnällä on niiden hallinnassa keskeinen merkitys. Ajantasaista tietoa tarvitsevat mm. rakennusten kunnossapidosta vastaavat, työsuojelu, sekä työterveyshuolto. BEM-järjestelmän avulla voidaan kootusti seurata eri tutkimusten edistymistä sekä tarkastella toimenpiteiden toteutusta. Tarvittaessa on lisäksi helppo osoittaa ja raportoida esimerkiksi kuinka paljon kouluja on tutkittu, ja mitkä ovat tyypillisimmät ongelmat eri ikäisissä rakennuksissa.
BEM:in käyttö on tehostanut Salpauksen sisäilmaprosesseja vähentämällä asioiden kirjaamiseen ja tiedon hakemiseen kuluvaa aikaa. Excelin käyttöön verrattuna järjestelmä helpottaa informaation kulkua ja yhtenäistää toimintatapoja, joiden avulla parannetaan kiinteistöjen kuntoa, niiden elinkaaren aikaista tuottoa sekä ennen kaikkea varmistetaan tilojen terveellisyys niiden käyttäjille.
Salpauksella on oltu kokonaisuudessaan tyytyväisiä Buildercomin järjestelmään. Nykyinen toimintamalli on Rainiston mukaan osittain vielä harjoittelua, mutta uutta opitaan ja toiminta kehittyy jatkuvasti. ”Sisäilmatyöryhmän jäsenemme ovat olleet iloisia, kun historiatiedot ja avoimet tutkimukset löytyvät nyt helposti ja selkeässä muodossa ilman ylimääräistä sähläämistä. Kaikki tiedot löytyvät samasta paikasta ja kyseisen kiinteistön alta löytyy sekä vanhat että voimassa olevat tutkimukset liitetietoineen”, Rainisto kiittelee järjestelmän mukanaan tuomia parannuksia. ”Olemme myös kiinnostuneita työkalun edelleen kehittämisestä järjestelmätoimittajan kanssa. Kehitysehdotuksiimme on aina Buildercomin päässä reagoitu, ja kokemuksemme yhteistyöstä ovat kaiken kaikkiaan myönteisiä.”
Koulutuskeskus Salpaus on toisen asteen oppilaitos Päijät-Hämeen alueella. Opiskelijoita on vuosittain noin 14 000 ja henkilöstöä 640. Salpaus hallinnoi noin 120 000 neliön kiinteistöomaisuutta, joista noin 100 000 neliötä on opetuksen aktiivikäytössä. www.salpaus.fi
Haluatko tehostaa sisäilmaprosessienne hallintaa tai vaihtaa ajatuksia siitä, miten Buildercomin ratkaisut voisivat helpottaa teidän arkeanne?
Ota meihin yhteyttä!
