Valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani Senaatti-kiinteistöt kaipasi apua valtavan tietomäärän järkevöittämiseksi. Senaatti-kiinteistöillä on BEMissä käytössään 5000 projektipankkia ja 3 miljoonaa tiedostoa. Buildercomin kanssa yhteistyössä toteutetun kehitysprojektin avulla mahdollistetaan parempi tiedolla johtaminen kaikille kiinteistötiedon tarvitsijoille. Projekti toteutettiin vuoden 2022 aikana.
Jo liki parinkymmenenvuoden ajan Buildercomin asiakkaana viihtynyt Senaatti-kiinteistöt on ketterästi kehittyvä organisaatio. Valtionvarainministeriön alaisuudessa toimivan liikelaitoksen toiminta on säädeltyä, mutta kaikkeen toiminnan kehittämiseen ja parantamiseen suhtaudutaan avoimen positiivisesti.
– BEMin kohteiden ja pankkien sisällä on paljon tietoja. Ja lisää tulee puoli miljoonaa tiedostoa joka vuosi. Mutta hankkeiden perustietoja oli vain vähän ja osa keskeisistä tiedoista puuttui kokonaan. Tietojen hyödyntäjien oli vaikea löytää tarvitsemiaan tietoja historiasta. Siitäpä oikeastaan lähti ajatus hanketiedon rikastamisesta, kertoo Senaatti-kiinteistöjen erityisasiantuntija Kari Alatalo.
Projektin ideana oli, että BEM-projektipankin ja hankkeen sisällöt pystytään paremmin avaamaan tiedon etsijöille. Jatkossa hanketietoa on mahdollista rikastaa hyvin monella tavalla ja kaikkia tietoja voidaan lopuksi hyödyntää suodatuksissa ja hauissa. Esimerkkejä rikastamiskohteista ovat hankkeen sanallinen kuvaus, vaikutusalue (kartta), vastuuhenkilöt, projektipankin dokumentaation erittely sekä hankkeen asiakkaat ja käyttäjät.
Kustannussäästöjä ja helppoutta turvallisuudesta tinkimättä
Projekti oli Senaatti-kiinteistöillä helppo myydä sisäisesti: lopputulos nopeuttaa tiedon löytymistä huomattavasti, jolloin kaikkien työ nopeutuu. Tiedonhaun helpottumisen myötä vältetään myös turhia korjauksia ja pystytään tekemään päätöksiä eri asioiden suhteen nopeammin. Aikatauluissa pysymisestä tai jopa niiden jouduttamisesta kiittää tietenkin loppupeleissä asiakas, joka on tyytyväinen myös laadukkaamman tiedon saamiseen. Prosessin tehostuminen saa aikaan myös kustannussäästöjä.
Projektia Alatalo vertaa kuvaavasti siihen, että kirjastossa olisi tuhansia kirjoja ilman kansia.
– Tällaisessa kirjastossa olisi valtava määrä kannettomia kirjoja, mutta ei mitään tietoa, mitä ne pitävät sisällään. Olisi melkoinen urakka käydä sivut läpi löytääkseen tarvitsemansa. Mutta kun kirjoille lisätään kannet, tekijätiedot, tiivistelmä sisällöstä ja monia muitakin tietoja, helpottuu homma aika tavalla, Alatalo kuvailee.
Senaatti-kiinteistöillä uusien toiminnallisuuksien käyttöönotto tapahtuu muutaman mallikohteen avulla.
– Mallikohteissa hanketieto rikastetaan viimeisen päälle. Käyttäjät pystyvät harjoittelemaan näiden kohteiden avulla ja näkevät, kuinka asiat toimivat käytännössä. Vaikka projekti onkin jo saatu päätökseen, itse käyttäminen on siis vasta alkanut. Ensi syksynä on tarkoitus ottaa käyttöön myös uusia laajennuksia, jolloin tiedonhaku on mahdollista myös asiakkaiden ja käyttäjien perusteella, Alatalo selventää.
Turvallisuusasioista ei ole tingitty tämänkään projektin yhteydessä.
– Käyttöoikeudellisia asioita ei muutettu ja erityisen tarkkoja ollaan aina turvallisuuskriittisissä kohteissa, Alatalo täsmentää.
Onnistunut kehittäminen on vastavuoroista yhteistyötä
Hanketiedon rikastaminen -kehitysprojekti on ollut suurin asiakasprojekti, joka Buildercomilla on koskaan toteutettu. Nyt saatuja oppeja voidaan hyödyntää jatkossa muissakin projekteissa, joita toteutetaan koko ajan eri asiakkaiden kanssa.
Senaatin Kari Alataloa voisi kutsua jopa Buildercomin yhteiskehittäjäksi, sen verran monessa jutussa Alatalo on ollut mukana ideoimassa uusia toiminnallisuuksia. Tästä hyvin toimivassa kehitystyössä onkin kyse – mitä tarkemmin asiakkaan ajatuksia kuunnellaan ja ideoita huomioidaan, sitä parempi on lopputulos. Laadukas yhteistyö on tiivistä ja vastavuoroista.
– Yhteistyö on sujunut myös uusimmassa projektissa hyvin. Aikatauluissa pysyttiin juuri niin kuin pitikin ja kaikki pysyi hyvin hallinnassa, Alatalo kiittelee.
Lisätiedot:
Kari Alatalo on kertomassa hanketiedon rikastamisen projektista toukokuun 2023 Käyttäjäpäivillämme Tampereella. Tutustu Käyttäjäpäivien ohjelmaan: Käyttäjäpäivät 2023