Buildercom Oy on kiinteistöjen ylläpidon ja rakentamisen tiedonhallintaratkaisuihin erikoistunut IT-alan konserni, jonka ohjelmistopalveluiden avulla hallitaan päivittäin tietoja tuhansissa kiinteistökohteissa ja rakennushankkeissa ympäri Suomea.
Buildercomin kehittämä BEM-tietojärjestelmä kattaa kiinteistön koko elinkaaren tiedonhallinnan, jolloin asiakasorganisaation rakennusprojektien ja kiinteistökohteiden kaikkia tietoja voidaan hallita yhdessä palvelussa. Järjestelmään kerran dokumentoitu tieto on käytettävissä kiinteistön elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Dokumentaatio toiminnallisuuksien peruskivenä
Etelä-Karjalan hyvinvointialue käyttää BEM-palvelukokonaisuutta rakennuttamiseen ja kiinteistöjen ylläpitoon.
– Aluksi otimme käyttöön sähköisen arkiston vuonna 2017. Dokumentaatiopohjan rakentamisen jälkeen oli luontevaa lähteä lisäämään muita toiminnallisuuksia, kuten huoltokalenterit, kertoo Etelä-Karjalan hyvinvointialueen tekninen päällikkö Ville Pitkänen.
– Tämän vuoden alusta siirsimme BEMiin myös palvelupyynnöt ja käyttöpäiväkirjat. Tilojen käyttäjien tekemistä palvelupyynnöistä voidaan helposti lähettää järjestelmän kautta työmääräimet puitesopimuskumppaneille. Töiden etenemistä voidaan seurata järjestelmästä, ja samalla jokaisen palvelupyynnön historia tulee tallennetuksi. Järjestelmä tarjoaa alustan kommunikaatiolle, jonka ansiosta kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla, Pitkänen kuvailee.
Joustava järjestelmä
Buildercomin avainasiakaspäällikkö Pekka Rohula korostaa, että BEM on modulaarinen järjestelmä, johon asiakas voi valita tarpeellisiksi katsomansa osat.
– Toki järjestelmässä on tiettyjä yhteisiä osia, joita ilman se ei toimi, tai toimisi puutteellisesti. Etelä-Karjalan hyvinvointialueelle toimitamme lähestulkoon koko skaalan joitakin yksittäisiä toimintamoduuleita lukuun ottamatta.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen puitteissa Buildercomin järjestelmässä on n. 170 käyttäjätiliä, joista osa on hyvinvointialueen kumppaneita. Järjestelmässä on projektien dokumentteja n. 20 000 kpl ja kohteiden dokumentaatiota 13 000 kpl. Aktiivisia projekteja on tällä hetkellä parisenkymmentä.
Etelä-Karjalan hyvinvointialue omistaa itse ainoastaan kuusi kiinteistöä ja on vuokralaisena 350 kohteessa. Tärkein kohde on Etelä-Karjalan keskussairaala.
– Viemme itse BEM-järjestelmään kunnossapidon ja rakennuttamisen dataa ainoastaan omistamistamme kohteista, Ville Pitkänen selventää.
Sote-organisaatioiden luotettava kumppani
Pekka Rohulan mukaan BEM-järjestelmä on vahvoilla sekä rakennuttamisessa että kiinteistöjen ylläpidossa.
– On asiakkaalle vaivatonta, kun kaikki data on yhdessä ja samassa ympäristössä helposti käytettävissä. Kattavan BEM-palvelukokonaisuuden etuja ovat tietojen ajantasaisuus sekä sujuva siirto.
Buildercom on jo pitkään palvellut sosiaali- ja terveyssektorin asiakkaita, ja aikaisempien sairaanhoitopiirien kanssa tehdylle yhteistyölle on ollut hyvä rakentaa hyvinvointialueiden käynnistämistä.
– Hyvinvointialueiden kiinteistöjen omistussuhteissa tilanne elää, ja tarjoamme mielellämme palveluitamme myös niille sote-kiinteistöjen omistajatahoille, jotka eivät vielä ole asiakkaitamme, Rohula toteaa.
– Etelä-Karjalan hyvinvointialueen kanssa uudistimme sopimuksen yksissä tuumin ja hyvissä ajoin noin vuosi sitten hyvinvointialuetta silmällä pitäen. Hyvinvointialueiden näkökulmasta muutos vuoden alussa on ollut iso, ja yhtenä järjestelmätoimittajana olemme omalta osaltamme pyrkineet tekemään siirtymän mahdollisimman jouhevaksi asiakkaillemme.
Data on aina käytettävissä
Hyvinvointialueilla on tyypillisesti suuria sairaalakohteita, joissa koko ajan rakennetaan uutta ja korjataan vanhaa.
– Dataa kertyy paljon, ja olisi työlästä, jos projektipankissa olevia tietoja täytyisi taltioida moneen kertaan useaan järjestelmään. BEM-järjestelmän projektipuolelta voidaan nopeasti kopioida tietoja kiinteistöjen huoltokirjoihin, Pekka Rohula sanoo.
– Yksi etu on sekin, että saman järjestelmän sisällä käyttöliittymät ovat yhdenmukaiset ja siten käyttäjille tutut.
Alusta projektin päättymiseen – ja vielä sen jälkeenkin
Etelä-Karjalan keskussairaalan alueella on tällä hetkellä menossa A-osan peruskorjaus, joka valmistuu alkuvuodesta 2024. Uutena hyvinvointialueen projektina on lähdössä käyntiin sairaalan välinehuolto- ja ravintokeskus, joka toteutetaan yhteistoiminnallisena KVR-urakkana.
– Tarkoitus on, että keväällä 2024 lyödään kuokka maahan, Ville Pitkänen toteaa.
Pitkäsen mukaan BEM-järjestelmä toimii rakennuttamisessa mainiosti projektien alkuvaiheista lähtien.
– Kun hanke on saanut vaaleanvihreää valoa, sille perustetaan BEM-järjestelmään oma projekti, jonne voidaan ryhtyä kokoamaan dokumentaatiota jo suunnitteluvaiheessa. Kun projekti päättyy, tietoja ei tarvitse siirtää minnekään, vaan projekti jää arkistoituna järjestelmään.
– BEM-järjestelmästä löytyvät projektien tiedot alusta loppuun saakka takuuaika mukaan luettuna. Kun huoltokansiot rakentuvat projektista lähtien, on niitä helppo jumpata tarpeen mukaan paikasta toiseen ja esimerkiksi luoda toimivat huoltokalenterit, Pitkänen kertoo.
Tuotekehitys on jatkuvaa
Buildercom kehittää ratkaisujaan eteenpäin asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden mukaisesti. Pekka Rohulan mukaan vuoden 2023 ensimmäisen puoliskon aikana on tulossa uusia kehitysaskeleita projektien ja kohteiden tarkastustyökaluihin.
– Sekä projektipankissa että kohteiden hallinnassa meillä on jo pitkään ollut käytössä tarkastustyökaluja, kuten vikalistoja ja erilaisia standardimittauksia. Uutena toimintona niihin tulee mahdollisuus merkitä tehdyn havainnon sijainti pohjakuvaan tai -karttaan.
Yksilöllistä ja asiakaslähtöistä palvelua
Buildercomilla on jokaiselle asiakkuudelle nimetty vastuuhenkilö. Etelä-Karjalan hyvinvointialueen Ville Pitkänen kertoo, että tutuksi tulleen ihmisen, tässä tapauksessa Pekka Rohulan, kanssa on mutkatonta asioida.
– Yhteistyö on pelannut oikein sujuvasti Pekan kanssa. Aina kun olemme ottaneet uusia toiminnallisuuksia käyttöön, olemme saaneet Buildercomilta tukea ja opastusta.
– Olemme pitäneet Buildercomin ohjelmiston käytöstä. Se on kokonaisvaltaisesti pätevä ratkaisu organisaatiomme teknisen puolen asiahallinnan ja toiminnanohjauksen tarpeisiin. Käyttäjät ovat meillä hyvin sitoutuneet järjestelmän hyödyntämiseen, Ville Pitkänen tiivistää.
Tämä artikkeli on julkaistu Sosiaali- ja kuntatalous -lehden helmikuun 2023 numerossa (s. 9).
Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä myyntiimme: sales@buildercom.fi / p. 040 450 3910