Toteutimme Suomen suurimpiin kiinteistösijoittajiin lukeutuvalle asiakkaallemme paperiarkiston sähköistämisprojektin, jossa asiakkaan paperiasiakirjat digitoitiin ja siirrettiin sähköiseen arkistoon BEM-palvelun käyttöönoton yhteydessä. Erityistä projektissa oli asiakkaan arkiston massiivisuus, projektin aikana digitoitiin yhteensä reilusti yli sadan kiinteistökohteen asiakirjat.
Paperiarkiston sähköistäminen kannattaa toteuttaa huolella ja suunnitellusti
Projektin taustat
Organisaatioissa syntyy vuosittain jopa satoja tai tuhansia asiakirjoja ja niiden säilyttäminen vie huomattavan paljon resursseja, sekä aikaa että rahaa. Iso osa aineistosta luokitellaan pysyvästi säilytettäväksi, jolloin asiakirjat on jouduttu arkistoimaan paperimuodossa. Asiakkaallemme toteutetun arkiston sähköistämisprojektin taustalla olivat ongelmat paperiarkiston ylläpidossa sekä halu siirtyä hyödyntämään sähköistä arkistoa. Vanhan paperiarkiston ylläpitoa hankaloitti, kun henkilöstö kävi hakemassa arkistosta dokumentteja tarpeen mukaan, ja haetut dokumentit jäivät esimerkiksi työpöydille lojumaan, eikä niitä palautettu arkistoon. Hajallaan oleva arkisto ei toiminut, ja hiljalleen arkisto lähti hajoamaan käsiin.
Projektin tavoitteet
Projektin keskeisenä tavoitteena oli siirtää asiakkaan laaja piirustusarkisto sähköiseen muotoon ja tarjota tähän tietoon pääsy sähköisiä kanavia käyttäen. Sähköisen arkiston tulisi tukea Buildercomin kokonaispalvelun ohella asiakkaan kiinteistösijoittamisen prosesseja – rakentamista, vuokrausta, ylläpitoa ja hallintoa. Paperiarkiston sähköistäminen päätettiin toteuttaa BEM-palvelun käyttöönoton yhteydessä, jotta kertynyttä dokumentaatiota päästiin hyödyntämään myös osana BEM-palvelun käyttöä. Arkiston sähköistäminen olisikin järkevää tehdä tarvittaessa jokaiselle asiakkaallemme BEM-palvelun käyttöönoton yhteydessä.
Projektin toteutus
Projekti jaettiin kahteen osaan: pilotin määrittelyprojektiin sekä käyttöönottoprojektiin.
1. Pilotin määrittelyprojekti
Projektin alussa valittiin piloteiksi muutama keskimääräistä kiinteistöä edustava kiinteistökohde, joilla digitointia ensin harjoiteltiin tehtyjen ohjeiden mukaisesti. Pilotin aikana kerättiin yhteen käyttökokemukset, tehtiin havaitut korjaustoimenpiteet ja lähdettiin luomaan mallia koko ison massan digitointiin. Lisäksi päivitettiin ohje. Kun toimiva malli oli syntynyt, sitä voitiin lähteä monistamaan kiinteistökohtaisesti. Määrittelyprojekti toteutettiin noin puolen vuoden ajanjakson aikana.
2. Käyttöönottoprojekti
Asiakkaalle perustettiin kiinteistökohtaiset kohdesivut sekä riittävä määrä kiinteistökohtaisia projektipankkeja kiinteistökohtaisen aineiston digitoimiseksi palveluun. Aineisto lajiteltiin digitoitavaan ja suoraan arkistoon menevään materiaaliin. Sekä siirto että digitointi tehtiin pilotin aikana muodostettujen ohjeiden mukaisesti. Käyttöönottoprojektin toteutus tehtiin erillisen käyttöönottosuunnitelman sekä tehtävälistan mukaan. Käyttöönotto toteutettiin noin puolen vuoden ajanjakson aikana.
Käytännössä siis perustettiin palvelu, minkä jälkeen alihankkijan toimesta sinne skannautettiin dokumentit pilotissa määriteltyjen ohjeiden mukaisesti. Näin ollen käyttöönotettu BEM-palvelu mahdollisti asiakkaan koko olemassa olevan piirustusarkiston hyödyntämisen osana palvelun käyttöä.
Lopputulos ja projektin laajuus
Projektin aikana kiinteistökohteet vietiin digitaaliseen arkistoon viiden kiinteistön erissä. Yksi erä käsiteltiin keskimäärin viikossa, jolloin varmistettiin tasainen työkuorma ja resurssien järkevä kuormitus. Projektin yhteydessä digitoitiin yhteensä reilusti yli 100 kiinteistöä. Digitoituja dokumenttejä kertyi yhteensä lähes 100 000 kpl, joista piirustuksia oli yli 10 000 kpl. Kaikki dokumentoitiin yhteistyöpankkiin projektikohtaisesti.
Projektin laadunvarmistus
Digitointiprosessia valvottiin alussa viikoittaisilla statuspalavereilla, jotka mahdollistivat nopean reagoinnin mahdollisiin katkoksiin tai muihin häiriöihin prosessissa. Projektin edetessä statuspalaverien taajuus piteni vähitellen, kun asiat lähtivät sujumaan. Lisäksi sovittiin tiedotuskäytäntö sekä vastuuhenkilöt. Ensimmäisten kiinteistöjen digitoitu sisältö tarkistettiin ja varmistettiin, että digitointi oli tehty annetun ohjeen mukaan. Myös tämän jälkeen tehtiin pistotarkastuksia tasaisen laadun varmistamiseksi.
Sähköinen dokumenttiarkisto palvelee kiinteistönomistajaa paikasta riippumatta, eivätkä tärkeät dokumentit katoa työpöydille tai arkistojen syövereihin.
Sähköisen arkiston hyötyjä
-Tärkeät asiakirjat eivät katoa työntekijöiden työpöydille tai arkistojen syövereihin, vaan ne ovat aina helposti löydettävissä dokumenttihaun avulla.
-Dokumenttien säilytykseen vaadittu fyysinen tilantarve pienenee. Vaikka arkiston koko kasvaa jatkuvasti, ei hyllytilaa tarvita koko ajan lisää.
-Paperiarkistossa olevan tiedon hyödyntäminen on vaikeaa – sähköinen arkisto säästää henkilötyöaikaa.
-Sähköisen arkiston hoito onnistuu etänä ja tarvittavat asiakirjat ovat aina muutaman klikkauksen päässä.
-Sähköinen arkisto mahdollistaa dokumenttien versionhallinnan, jolloin käytössä ovat aina ajantasaiset versiot dokumenteista.
-Yksittäisen dokumentin muuntaminen tarpeen vaatiessa sähköiseksi on usein työlästä.
-Asiakkaamme tapauksessa digitoinnin sivutuotteena syntyi selkeät ohjeet siihen, miten valmiin projektin dokumentit arkistoidaan, jotta arkistosta ja projektipankista löydetään vuosienkin kuluttua helposti oikea dokumentti.
-BEM-palvelun kautta sähköisiä dokumentteja on helppo jakaa myös niille, jotka eivät ole säännöllisiä BEM:in käyttäjiä.
Mikäli teidän organisaationne kamppailee hankalasti ylläpidettävän paperiarkiston kanssa, me olemme osaava kumppani arkistonne digitointiin.