Rakennettuun ympäristöön sitoutuu paljon pääomaa. Ajantasainen tieto kiinteistöjen käytöstä, kustannuksista ja tehokkuudesta auttaa suuntaamaan investoinnit ja resurssit harkiten. Oikein valittu tietojärjestelmä auttaa tiedon hallinnassa ja tiedolla johtamisessa.
Buildercom tarjoaa tiedonhallintaratkaisuja kiinteistöjen ylläpidon, rakennuttamisen sekä tila- ja vuokrahallinnan tarpeisiin. Esimerkiksi Haltia kiinteistöhallintajärjestelmällä voidaan hallita kaikki kiinteistön omistamisen ja vuokrauksen keskeiset prosessit rahaliikenteen hoidosta kiinteistöliiketoiminnan raportointiin. Haltian avulla voidaan hallita sisäisen vuokran lisäksi ulkoisen ja sisään vuokrauksen sopimukset.
Sisäinen vuokra tehostaa tilankäyttöä
– Sisäisen vuokran avulla kiinteistön omistaja, etenkin julkisella sektorilla, voi varmistaa tilojen mahdollisimman tehokkaan käytön tuottamalla tietoa tilankäytön kustannuksista päättäjille ja tilankäyttäjille. Ylimääräiset tai tyhjänä olevat tilat maksavat. Tilankäyttäjien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi on tärkeää, että sisäisen vuokran määrittely on läpinäkyvää ja perustuu oikeaan tietoon, painottaa Buildercom Oy:n avainasiakaspäällikkö Sami Manninen.
Sisäistä vuokraa voidaan laskea monilla eri tavoilla. Kiinteistön omistamisesta, ylläpidosta ja hallinnoinnista aiheutuvat kustannukset voidaan jakaa esimerkiksi tilojen pinta-alan suhteessa tai henkilömäärien perusteella tai sisäiset vuokrat voivat perustua pääomille asetettuihin tuottovaatimuksiin. Kustannusten jakautumista eri tilojen välillä voidaan hallinnoida jyvityskertoimien avulla.
– Käyttäjät määrittelevät laskentasäännöt itse ja järjestelmä hoitaa laskentatyön. Mikäli kustannusten määräytymisperusteet tai kohdistus muuttuvat, käyttäjät voivat päivittää ne helposti itse. Järjestelmään tallentuva historiatieto mahdollistaa vuosien väliset vertailut. Kustannusten vertailu kannustaa miettimään tarvitaanko näin paljon tilaa, onko sen omistaminen välttämätöntä, vai olisiko tilan vuokraaminen markkinoilta kustannustehokkaampaa. Ilman todenmukaista tietoa vaihtoehtoja ei voi verrata, Manninen muistuttaa.
Tieto auttaa hallitsemaan omaisuuttasi, kiinteistöjäsi ja projektejasi
Ennen tietojärjestelmähankintaa on muodostettava selkeä kokonaiskuva siitä, mitä hyötyjä teknologian käytöllä halutaan saavuttaa. Hankinnassa tulee ottaa huomioon käyttäjien tarpeet, kuten esimerkiksi selkeä käyttöliittymä ja mobiilikäyttöisyys sekä järjestelmän skaalautuvuus erilaisiin asiakasympäristöihin. Toimintavarmuus, tietoturva, järjestelmien integroitavuus sekä toimittajan sitoutuminen järjestelmän jatkuvaan kehitykseen ovat kriittisiä tekijöitä.
– Tietoturva on entistä tärkeämmässä roolissa. Buildercomin tietoturva-auditoidut järjestelmät tallentavat kaiken datan Suomessa sijaitseville, todistetusti tietoturvallisille palvelimille, kertoo Buildercom Oy:n avainasiakaspäällikkö Pekka Rohula.
Buildercomin BEM-palvelu on kehitetty yhteistyössä Suomen suurimpien kiinteistönomistajien kanssa. Se tarjoaa kattavan ratkaisun kiinteistötiedon hallintaan kiinteistön koko elinkaaren ajaksi, rakennusprojekteista ylläpitoon ja käyttöön.
– BEM:ssä kohteille saadaan lisättyä tiedot helposti ja nopeasti ja sen myös löytää helposti hakemalla aina tarvittaessa – ajasta ja paikasta riippumatta, myös puhelimella. Kun tietoa kerätään järjestelmällisesti, saadaan koko kiinteistön elinkaari näkyviin. Tiedolla ei voi johtaa, jos tietoa ei ole, Rohula toteaa.
Kiinnostuitko?
Lue lisää sisäisen vuokran laskennasta: Haltia Sisäinen vuokra
Opas kiinteistötietojärjestelmän valintaan: Tutustu oppaaseen